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Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Dortmund-Agentur / Stefanie Kleemann

Ein Spirit, der jeden ergreift

Deutscher Evangelischer Kirchentag 2019

12.04.2019, Anja Kador

Vom 19. bis 23. Juni 2019 wird Dortmund Schauplatz einer der größten Veranstaltungen, die die Stadt seit langem gesehen hat: Der 37. Deutsche Evangelische Kirchentag verwandelt die City und ihre Stadtteile in einen Schmelztiegel von über 100.000 Menschen unterschiedlicher Herkunft und Religionen, die an diesen fünf Tagen ein Fest des Glaubens feiern und sich über die wichtigen Fragen der Zeit austauschen.

Kirchentagsbüro: Von 40 auf 100

Bereits im Januar des vergangenen Jahres haben Kirchentagspräsident Hans Leyendecker und Generalsekretärin Julia Helmke zusammen mit Bürgermeisterin Birgit Jörder und der Präses der Evangelischen Kirche von Westfalen, Annette Kurschus, die Geschäftsstelle für die Organisation des aufwändigen Events eröffnet. Waren damals 40 Leute am Start, sind es im Januar 2019 bereits 100 Personen, die in den Räumlichkeiten des ehemaligen Hauptzollamtes an der Kronenburgallee das Großereignis vorbereiten.

Teil dieser riesigen Kirchentags-Crew: eine kleine, höchst effiziente Mannschaft städtischer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Aufgabe es ist, als Schnittstelle vor Ort im Kirchentagsbüro für alle wichtigen Belange und Fragen zwischen Kirchentag und Stadt schnell, umfassend und kompetent Ansprechpartner und Antworten zu finden.

Mitarbeiter des Kirchentagsbüros mit Banner

Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Stadt Dortmund / Roland Gorecki

Hochkompetent, schnell, kreativ

"Was für ein Vertrauen" (2. Könige 18,19) lautet die Losung für den Kirchentag 2019 in Dortmund. In diesem Sinne setzen der Kirchentagsbeauftragte der Stadt Hans-Werner Rixe mit Simone Karcz und Ralf Leiding (alle drei vom Event-Management der Dortmund-Agentur) ihr Wissen und Organisationstalent für den reibungslosen Ablauf des Kirchentages ein. Mit dabei sind außerdem Wolfgang Schulz vom Fachbereich Schule - er ist zuständig für Gemeinschaftsunterkünfte - und Claudia Pötsch vom Tiefbauamt - ihr Focus liegt auf Verkehrsplanung. Für die Zeit der Vorbereitungen des Kirchentages 2019 sind sie von ihren jeweiligen Fachabteilungen abgeordnet und widmen sich ausschließlich dieser speziellen Aufgabe.

Ihr erster – und täglicher – Ansprechpartner auf Seite des Kirchentags ist Simon Jurczewski. Fragen, die sich im Arbeitsprozess des Veranstalters ergeben, bündelt er und platziert sie bei den städtischen Kolleginnen und Kollegen. "Ich muss nur gefühlte fünf Treppenstufen nehmen", so Jurczewski. Gerade der kurze Weg innerhalb des Gebäudes macht die Zusammenarbeit sehr flexibel und schnell. Der persönliche Kontakt ist das A und O: "Ich weiß, wenn ich mit einem Problem im Gepäck hierher komme, wird mir innerhalb weniger Minuten geholfen. Oder ich kriege zumindest eine Aussicht darauf, was alles mitgedacht werden muss. Ich bekomme hochkompetente Aussagen und kreative Lösungsideen", so Jurczewski.

Wir haben es mit einem fachkundigen Veranstalter zu tun, der eine unglaubliche Erfahrung mitbringt. Niemand hat so viel Knowhow

Simone Karcz, Eventmanagerin der Stadt Dortmund

Profi-Veranstalter Kirchentag

Dass der Kirchentag die Rolle des Veranstalters innehat, nennt Kirchentagsbeauftragter Rixe "eine Besonderheit". Was für Nichteingeweihte "normal" klingt, ist für die städtischen Eventprofis und Fachbereiche der Stadtverwaltung ein völlig neuer Aspekt: "Bisher waren wir meistens als Stadt in dieser Rolle, jetzt haben wir einen externen Veranstalter und der macht das zum 37. Mal." Ein Umstand, der sich in der Professionalität messen lässt, mit der die Kirchentagsleute arbeiten, wie Eventmanagerin Karcz deutlich macht: "Wir haben es mit einem fachkundigen Veranstalter zu tun, der eine unglaubliche Erfahrung mitbringt. Niemand hat so viel Knowhow. Ich bin manchmal erstaunt, wie gut sie unsere Stadt schon kennen, obwohl sie erst seit so kurzer Zeit hier sind. Sie haben sich alle Veranstaltungsorte erarbeitet."

Das bringt die städtische Crew in "so eine Art Beraterfunktion". Sie helfen, wo sie können, finden Lösungen an Stellen, wo es reibt: "Wir sind so eine Art Durchlauferhitzer für Fragen", bringt Rixe es auf den Punkt.

Das große Pfund, mit dem die kleine städtische Crew wuchern kann, ist das große Netzwerk, auf das sie vertrauen und jederzeit zurückgreifen kann. Auch wenn sie selbst eine Frage nicht aus dem Stand beantworten kann, dann weiß sie immer, an wen es sich zu wenden lohnt.

Beteiligte des Kirchentages mit Plakat

Wer noch ein freies Bett für Gäste anzubieten hat, findet hier Informationen: www.kirchentag.de/privatquartier - oder einfach die Schlummernummer wählen: 0231-99768-200.
Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Stadt Dortmund / Roland Gorecki

Schlafplätze für 40.000 Gäste in Schulen

Eine der großen Aufgaben ist die Unterbringung der Gäste in Schulen. "Ich habe 39 Jahre den Schulbau Dortmund begleitet und verfüge daher über tiefe Kenntnisse über alle Schulgebäude in Dortmund und die Vernetzung zu den verschiedenen technischen Ämtern", erklärt Wolfgang Schulz vom Fachbereich Schule. Da 40.000 Menschen in den Schulen während des Kirchentags untergebracht werden müssen, habe es sich angeboten, dass er diese Aufgabe übernimmt - seine letzte Amtshandlung, da Schulz nach dem Kirchentag in den Ruhestand gehen wird. Für die Bewältigung dieser logistischen Meisterleistung kann Schulz auf viele helfende Hände zurückgreifen. Ganz vorne mit dabei: die Schulhausmeister und natürlich die Schulleitungen.

"Wir haben uns ungefähr 100 Schulen angesehen, Pläne mitgenommen und haben mit den Schulleitungen abgestimmt, welche Räume wir belegen wollen." Die Hausmeister bekommen den Leitfaden "Das Handbuch für Schulhausmeister" an die Hand. Dort sind deren Aufgaben genau definiert und Ansprechpartner aufgeführt. "Wir sind jederzeit ansprechbar", versichert Schulz. Das gleiche gelte auch für die Schulleitungen. "Sie werden von uns mit einem Rundschreiben darüber aufgeklärt, was auf sie zukommt. Da steht dann genau drin, wie es ablaufen wird und dass sie sich keine Sorgen machen müssen." Denn das erklärte Ziel ist es, dass am Ende des Kirchentags die Schülerinnen und Schüler in ihre Klassenräume kommen und idealerweise nicht merken, dass überhaupt Kirchentag war, weil alles wieder tiptop aufgeräumt ist und der Unterricht problemlos laufen kann.

Wenn jemand einen Schlafplatz zuhause hat, den er für Gäste anbieten möchte, kann er sich gerne bei uns melden. Wir freuen uns über jede Zusage einer Übernachtungsmöglichkeit.

Wolfgang Schulz, Fachbereich Schule der Stadt Dortmund

In der Zwischenzeit aber müssen Schlafmöglichkeiten in Unterrichtsräumen hergerichtet werden. Die Gäste sollen täglich mit einem Frühstück versorgt werden und duschen können. Für diesen Zweck werden - dort, wo Duschen in Turn- und Sporthallen nicht zur Verfügung stehen - Duschcontainer aufgestellt, die bereits im Besitz der Stadt sind und kostenlos genutzt werden können: "Der Kirchentag braucht nur den Transport zu bezahlen. Beim Aufstellen helfen uns die Kolleginnen und Kollegen der Immobilienwirtschaft."

Einen Appell möchte Schulz gerne an die Belegschaft der Stadtverwaltung senden: "Wenn jemand einen Schlafplatz zuhause hat, den er für Gäste anbieten möchte, kann er sich gerne bei uns melden. Wir freuen uns über jede Zusage einer Übernachtungsmöglichkeit."

"Danke, Kolleginnen und Kollegen"

Überhaupt: Die Kolleginnen und Kollegen in der gesamten Stadtverwaltung: "Die Kooperationsbereitschaft für diesen Mega-Event ist wirklich überwältigend", zollt die Kirchentags-Crew ihren Mitstreiterinnen und Mitstreitern in der Stadtverwaltung höchsten Respekt.

Rixe unterstreicht: "Wenn Fragen von uns in die Verwaltung gespiegelt werden, gibt es niemals Widerstand. Alle haben verstanden, dass sie zusammen arbeiten müssen. Es ist ein ganz besonderer Spirit, den ich hier erlebe. Dieser Zusammenhalt ist verwaltungsweit spürbar." Und: "Im Endeffekt sind fast alle Bereiche der Verwaltung in die Planungen einbezogen", macht Karcz klar. "In den am meisten tangierten Ämtern haben wir Ansprechpartner, die wir zu den Themen befragen können."

Ratssaal Dortmund

Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Stadt Dortmund / Roland Gorecki

Hervorragende Verzahnung

Veranstaltungsprofi Karcz erklärt die Organisationsstruktur: "Es gibt die Fachausschüsse. Jeder von uns ist in mindestens einem und nimmt dort alle Fragestellungen und Informationen mit. Wenn es dort an irgendeiner Stelle hakt, dann koordinieren wir das, versuchen das Problem im kleinen Kreis zu lösen und dem Kirchentag den Input zu geben."

Für Ralf Leiding spielt auch ein weiterer Aspekt eine wichtige Rolle: "Grundsätzlich finde ich wichtig, dass diese kunterbunte Truppe, die sich aus Kolleginnen und Kollegen unterschiedlicher Fachämter zusammensetzt, wirklich eine hervorragende Verzahnung verschiedener Professionen ist. Sie harmoniert auch menschlich wunderbar. Das macht die Effizienz aus." Die Arbeitsabläufe sind nur zum Teil planbar. Unterschiedliche Arbeitskreise mit vielen unterschiedlichen Mitspielern – wie zum Beispiel Polizei, Feuerwehr oder das Ordnungsamt – arbeiten an verschiedenen Schwerpunkten, wie dem Einsatz von Sanitätsdiensten oder den Sicherheitskonzepten.

"All das muss Raum finden und jeder der Akteure bringt seine Themen ein. Wir koordinieren viel, jeder in seinem Bereich", so Leiding. Auch die 5.000 ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer des Kirchentages will Leiding erwähnen. Sie unterstützen mit ihrem Einsatz maßgeblich den Ablauf und die Veranstaltungen des Kirchentages. "Als kleines Dankeschön kann dieser Personenkreis in der Zeit einige Schwimmbäder der Stadt kostenfrei nutzen."

Es ist ein ganz besonderer Spirit, den ich hier erlebe. Dieser Zusammenhalt ist verwaltungsweit spürbar.

Hans-Werner Rixe, Eventmanager der Stadt Dortmund

Kulturfestival Kirchentag

Einem speziellen Bereich im großen Ganzen des Kirchentages widmet sich mit Hingabe Claudia Pötsch: Sie ist für das Veranstaltungsmanagement Verkehr verantwortlich, was viel Fingerspitzengefühl erfordert: "Da ich Veranstaltungen verkehrlich immer schon mit viel Spaß betreut habe - auch schon die Fußball-WM 2006 - habe ich mich gerne bereit erklärt, diese Aufgabe zu übernehmen." Nun plant sie Umleitungen und Absperrungen, denn Kirchentage sind nicht nur spirituelle Ereignisse, sondern auch Kulturfestivals mit großen Bühnen im öffentlichen Raum.

Ein herausragendes Fest wird der "Abend der Begegnung", das Straßenfest zur Begrüßung der Gäste in Dortmund. Ihm voraus gehen drei Eröffnungsgottesdienste, mit in Summe 80.000 Gästen, als liturgische Eröffnung des Kirchenstages. Neben Hansa- und Friedensplatz wird der größte Gottesdienst auf der Straßenkreuzung Brüderweg-Ostwall nahe dem Ostentor gefeiert werden. "Auch wenn Autofahrer für diesen Tag größere Umwege in Kauf nehmen müssen, sind wir bemüht, so wenige Einschränkungen wie möglich zu veranlassen", stellt Pötsch klar. Sie betont, dass die Kirchentag-Organisatoren im Vorfeld mit Anwohnerinformationen, Handzetteln und gezielter Pressearbeit aufklären. Ihr spezieller Dank geht an die Kolleginnen und Kollegen, die an den fünf Veranstaltungstagen im Schichtdienst auf Dortmunds Straßen an fast 24 Stunden ihren Dienst verrichten. "Ohne ihren unermüdlichen Einsatz könnte ich meine Aufgaben nicht erfüllen", betont Pötsch.

Vorfreude auf die Gäste

Bei aller Arbeitsroutine, die der Organisationsalltag mit sich bringt: die Vorfreude auf die Kirchentagsgäste - die erfahrungsgemäß offen, freundlich und aufmerksam auf ihre Umwelt blicken - überwiegt bei allen Beteiligten. Simone Karcz und Simon Jurczewski freuen sich auf eine besonders Stimmung beim Abendsegen am Ende des Eröffnungsgottesdienstes, bei dem jeder eine Kerze in der Hand halten wird. Wolfgang Schulz, der "mit Kirche noch nie so richtig was am Hut hatte", ist erstaunt über "den Spirit, der jetzt schon auf einen übergreift" und das Spirituelle, das alle Ebenen betrifft. Claudia Pötsch und Ralf Leiding blicken erwartungsvoll dem Gesamtergebnis entgegen. Auf dem Weg dahin werden sie viele neue Menschen kennengelernt und spannende Begegnungen gehabt haben. Und Hans-Werner Rixe hofft, dass die auswärtigen Gäste Dortmund mit schönen Bildern im Kopf verlassen - um zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal wiederzukommen.