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Zur Sache

Bild: Jesús González Rebordinos

Jutta Dalka

20.03.2014

Protokollfragen unsichtbar meistern

Wer im Duden den Begriff "Repräsentation" nachschlägt, findet diese Definition: "Vertretung eines Staates, einer öffentlichen Einrichtung o. ä. auf gesellschaftlicher Ebene und der damit verbundene Aufwand". Übertragen auf die kommunale Ebene bedeutet das: Die Stadt Dortmund wird vertreten durch den Oberbürgermeister und seine zwei Stellvertreter. Den "damit verbundenen Aufwand" haben Jutta Dalka, Leiterin des Bereichs Repräsentation und Städtepartnerschaften im Rathaus, und ihr Team.

Jutta Dalka

Jutta Dalka leitet den Bereich Repräsentation und Städtepartnerschaften im Rathaus.
Bild: Dortmund-Agentur / Gaye Suse Kromer

Ihr Organisationstalent setzt Dalka seit 2001 dafür ein, in Angelegenheiten der Repräsentation - für die Öffentlichkeit möglichst unsichtbar und zur Zufriedenheit aller - Veranstaltungen und Termine vorzubereiten und zu begleiten. Dabei achtet sie stets gewissenhaft auf die Einhaltung des Protokolls, das die Rederangordnung bei Ansprachen genauso umfasst wie die richtige Tischordnung bei feierlichen Festessen.

Interview Anja Kador

Dortmund-Redaktion: Welche Talente benötigen Sie, um Ihre Arbeit ausführen zu können?

Jutta Dalka: Organisationstalent, Flexibilität, Höflichkeit, Verbindlichkeit. Starke Nerven kann man in diesem auch Job gebrauchen und eine gute Menschenkenntnis ist ebenfalls hilfreich. Diskretion ist für mich selbstverständlich.

Ist diese Arbeit Ihre Berufung?

Jutta Dalka: Es ist eine Arbeit, die mir persönlich sehr viel Spaß macht, weil ich mehr mit Menschen als mit Akten zu tun habe. Die Aufgabe ist ausgesprochen vielfältig und fordert mich stets aufs Neue. Sie erfordert eine hohe Flexibilität und Kreativität, die meiner Persönlichkeit entgegen kommt. Ich organisiere gerne, mag den Umgang mit Menschen und bin gerne kreativ. Deshalb ist meine Arbeit auch nach vielen Jahren noch für mich erfüllend.

Der oberste Repräsentant der Stadt ist der Oberbürgermeister, das ist durch die Gemeindeordnung NRW geregelt. Seine Stellvertreter sind die beiden Bürgermeister. Der Oberbürgermeister wird direkt aus der Bürgerschaft gewählt. Die Bürgermeister selbst werden im Rat von den einzelnen Ratsmitgliedern gewählt. Wer bestimmt, wer welchen Termin wahrnimmt?

Jutta Dalka: Der Oberbürgermeister entscheidet, ob er einen Repräsentationstermin persönlich wahrnehmen kann. Ist er selber verhindert, wird der Termin an die ehrenamtlichen Bürgermeister delegiert.

Welche Termine sind repräsentationswürdig?

Jutta Dalka: Als Beispiele kann ich Jubiläen, Festakte, Messen, Bundestagungen, sportliche Ereignisse nennen. Die Termine sind insgesamt vielschichtig. Die Einladungen werden von Vereinen, Verbänden, Organisationen, von den Hochschulen, aus den Bereichen Kultur, Wissenschaft, Wirtschaft oder des Sports ausgesprochen.

"Als Leiterin des Bereichs Repräsentation und Städtepartnerschaft erfordert es hohe Flexibilität und Kreativität."

Jutta Dalka

Grüße der Stadt als besondere Anerkennung

Warum ist es den Organisatoren dieser Veranstaltungen so wichtig, dass ein Repräsentant der Stadt zu Besuch kommt?

Jutta Dalka: Bleiben wir bei einem Beispiel. Ein Verein hat ein besonderes Ereignis, z.B. ein Jubiläum zu feiern. Der Verein versteht es in diesem Fall als besondere Auszeichnung, wenn der Oberbürgermeister der Stadt dem Verein die Glückwünsche und Grüße der Stadt persönlich überbringt. Es handelt sich um eine Wertschätzung der geleisteten Arbeit, die ja gerade in Vereinen zu einem großen Teil auch ehrenamtlich geleistet wird.

Oft fällt im Zusammenhang mit "Repräsentation" der Begriff "Protokoll". Da kommen einem sofort Bilder von roten Teppichen, abgekordelten VIP-Bereichen, und ganz viel getragener und feierlicher Stimmung in den Sinn. Gibt es Veranstaltungen dieser Art auch im kommunalen Zusammenhang?

Jutta Dalka: Wir haben keinen roten Teppich und VIP-Bereiche habe ich bislang auch noch nicht abgekordelt. Es gibt aber durchaus Veranstaltungen, bei denen protokollarische Vorgaben besonders zu berücksichtigen sind. Die Aufgabe von Repräsentation ist es, dem Anlass entsprechend für ein abgestimmtes Erscheinungsbild zu sorgen, schließlich bestimmt das auch die Wahrnehmung und das Image einer Stadt. Sind anlässlich einer größeren Veranstaltung, z.B. der Nelly-Sachs-Kulturpreisverleihung, viele Ehrengäste anwesend, ist es wichtig, eine Sitzordnung zu erstellen. Es sind die Fragen zu klären: wer sitzt wo, vor wem und warum. Anhand der Gästeliste wird festgelegt, in welcher Reihenfolge der Oberbürgermeister in seiner Rede die Gäste begrüßt und in welcher Reihenfolge geredet wird. Je reibungsloser der Ablauf, je souveräner der Auftritt der Repräsentanten der Stadt, umso erfolgreicher war die Protokollarbeit. Neben der Einhaltung von protokollarischen Standards ist es jedoch ebenso wichtig, eine gute Atmosphäre zu schaffen. Von uns wird jeder Termin als gleich wichtig empfunden und jeder Gast erhält die gleiche Wertschätzung.

"Anhand der Gästeliste wird festgelegt, in welcher Reihenfolge der Oberbürgermeister in seiner Rede die Gäste begrüßt und in welcher Reihenfolge geredet wird."

Jutta Dalka

Der Oberbürgermeister spricht in seiner Stadt immer als Erster

Warum spricht der Oberbürgermeister bei offiziellen Terminen in seiner Stadt immer als Erster und nicht der vermeintlich ranghöhere Minister, Bundespräsident etc.?

Jutta Dalka: Der Oberbürgermeister ist ja der Erste Bürger der Stadt, das Stadtoberhaupt. Wenn ein Minister nach Dortmund kommt, dann obliegt es dem Oberbürgermeister, diesen besonderen Ehrengast zu begrüßen. Das heißt, in dem Moment, in dem der Oberbürgermeister als erster spricht, hat er die Möglichkeit, den Ehrengast in Dortmund willkommen zu heißen. Der Oberbürgermeister spricht auch in der Sache, würde aber immer die Begrüßung voranstellen. Das ist eine allgemein übliche protokollarische Praxis.

Gibt es eine Episode, die Ihnen besonders im Kopf geblieben ist?

Das Goldene Buch der Stadt Dortmund

Olympiagewinner: Auch der Deutschland-Ruder-Achter hat sich in das Goldene Buch der Stadt Dortmund eingetragen.
Bild: Dortmund-Agentur / Gaye Suse Kromer

Jutta Dalka: Spontan fällt mir dazu eine Begebenheit ein. Als Borussia Dortmund 2011 die Deutsche Meisterschaft gewonnen hat, wurde die Mannschaft zur Eintragung ins Goldene Buch ins Rathaus eingeladen. Dazu wurde ein protokollarischer Ablauf festgelegt und ein besonders feierlicher Rahmen geschaffen. Ein Spieler, der in einem blauen Jackett erschien und eine Jeans dazu trug, sagte mir verunsichert: "Mir war nicht klar, dass das hier so feierlich abläuft. Ich habe nämlich heute nur eine Jeans an." Ich habe ihm dann geantwortet: "Ich finde, Sie sehen trotzdem klasse aus. Es ist also alles in Ordnung." Damit konnte ich ihn hoffentlich beruhigen.

Richtige Ratschläge zur richtigen Zeit

Das heißt, Ihre Funktion in einer solchen Situation, ist es auch, Ängste zu nehmen und immer hilfreich zur Seite zu stehen?

Jutta Dalka: Genau. Ich bin Ansprechpartnerin für die Gäste. Um beispielweise den Ablauf zu erklären und wenn notwendig oder gewünscht, richtige Ratschläge zur richtigen Zeit zu geben. Ein Stück weit übernehme ich eine Gastgeberrolle.

Sie lassen sich von nichts aus der Ruhe bringen?

Jutta Dalka: Ich versuche, es mir zumindest nicht anmerken zu lassen. Außerdem steht mir ja auch noch mein Team zur Seite.

Hat es Situationen gegeben, in denen Dinge sich ganz anders entwickelt haben, als Sie das geplant hatten? Der oberste Repräsentant ist nicht erschienen oder man musste eine Situation retten, ohne dass es jemand mitbekommt?

Jutta Dalka: Hierzu fällt mir ein, dass zur Feier des Tages der Freiwilligen bereits 400 Gäste im Rathaus waren und mich ein Anruf erreichte, dass der Oberbürgermeister in einem Stau auf der B1 stecke und sich deutlich verspäten würde. Da haben wir kurzerhand den Programmablauf umgestrickt und das Musikprogramm zum Auftakt der Veranstaltung nach vorne gezogen.

Amtskette: ein besonderer Schmuck zu besonderen Anlässen

Jutta Dalka

Die Amtskette - sicher aufbewahrt in der Vitrine - trägt der Oberbürgermeister bei herausragenden Feierlichkeiten.
Bild: Dortmund-Agentur / Gaye Suse Kromer

Wann darf ein Oberbürgermeister eigentlich die Amtskette tragen?

Jutta Dalka: Bei allen vergleichbaren Großstädten gibt es hierzu keine Richtlinien. Die Amtskette wird äußerst selten getragen, nur bei wirklich besonderen Anlässen. Das hat eine Umfrage des Deutschen Städtetages ergeben. Der Oberbürgermeister trägt die Amtskette zum Beispiel, wenn sich Gäste in das Goldene Buch der Stadt eintragen, beim Neujahrsempfang oder bei Städtepartnerschaftsjubiläen.

Wer darf sich in das Goldene Buch der Stadt eintragen?

Jutta Dalka: Auch hierfür gibt es keine Richtlinie. Vielmehr entscheidet der Oberbürgermeister im Einzelfall. In das Goldene Buch der Stadt Dortmund haben sich bislang u.a. Botschafter, Staatspräsidenten, Oberbürgermeister aus Partnerstädten, Sportler und Sportlerinnen mit herausragenden sportlichen Erfolgen, die Nelly-Sachs-Kulturpreisträger, namhafte Persönlichkeiten, wie z.B. Yehudi Menuhin und ganz wichtig zu erwähnen, Queen Elizabeth eingetragen. Leider habe ich zu diesem Zeitpunkt noch nicht im Bereich Repräsentation gearbeitet.

Wie werden die Seiten des Buches, die sehr kunstvoll gestaltet sind, vorbereitet?

Jutta Dalka: Eine städtische Kunstschreiberin bereitet die einzelnen Eintragungen vor. Die vorbereitete Eintragung sagt aus, wer, mit welchem Titel oder Rang und zu welchem Anlass sich in das Goldene Buch eintragen wird. Dem Gast steht für seinen Texteintrag dann ein besonderer Füllfederhalter zur Verfügung. Wir haben allerdings auch schon Gäste gehabt, die lieber ihren eigenen Kugelschreiber benutzt haben.

"Die höchste Auszeichnung ist die Stadtplakette. Dann abgestuft gibt es den Ehrenring und die Ehrennadel."

Jutta Dalka

Stadtplakette ist die höchste Auszeichnung der Stadt

Welche Orden und Ehrungen verleiht die Stadt Dortmund?

Jutta Dalka: Es gibt städtische Ehrenrichtlinien. Auszeichnungen der Stadt werden nach diesen Ehrenrichtlinien verliehen. Der Rat der Stadt entscheidet darüber. Die höchste Auszeichnung ist die Stadtplakette. Dann abgestuft gibt es den Ehrenring und die Ehrennadel. Auch die Verleihung von Sportlerehrengaben und Sportauszeichnungen sind in den städtischen Ehrenrichtlinien geregelt. Zuletzt hat Otto Kentzler (ehemaliger Präsident des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks, Red.) die Stadtplakette für sein herausragendes Engagement im Bereich des Handwerks und der Wirtschaft bekommen. Otto Kentzler ist ein hervorragender Botschafter dieser Stadt. Deshalb hat der Rat der Stadt entschieden, ihm diese Ehrung zuteil werden zu lassen. Auch die Ehrenbürgerwürde ist eine Form der städtischen Auszeichnung. Zuletzt wurde Alt-Oberbürgermeister Günter Samtlebe (von 1973 bis 1999 Oberbürgermeister von Dortmund, Red.) die Ehrenbürgerschaft verliehen.

Das Wappen von Dortmunds Partnerstadt Amiens

Das Wappen von Dortmunds Partnerstadt Amiens/Frankreich, zu sehen im Saal der Partnerstädte im Rathaus.
Bild: Dortmund-Agentur / Gaye Suse Kromer

Sie sind auch Koordinierungsstelle für Städtepartnerschaften. Dortmund hat sieben ausländische Städtepartnerschaften und eine innerdeutsche mit Zwickau.

Jutta Dalka: Genau. Die älteste Partnerschaft haben wir mit Amiens in Frankreich, die jüngste mit Xian in China. Wir werden zukünftig noch eine Partnerstadt hinzubekommen. Der Rat der Stadt hat im vergangenen Jahr beschlossen, eine Partnerschaft mit der Stadt Trabzon in der Türkei einzugehen. Die Absicht besteht, noch in diesem Jahr die entsprechenden Städtepartnerschaftsurkunden zu unterzeichnen.

Aussöhnung und friedliche Beziehungen

Warum sind Partnerstädte wichtig, welche Philosophie steckt dahinter?

Jutta Dalka: Nach dem Krieg war das Thema Aussöhnung und die Sicherung friedlicher Beziehungen das wichtigste Ziel der Städtepartnerschaftsbewegung. Man war der Meinung, mit der Vermittlung partnerschaftlicher Begegnungen zwischen den Menschen könne es am besten gelingen, diese Ziele zu erreichen. Wenn man die Kultur des anderen kennenlernt, ist ein Verstehen einfach besser möglich. Dass Menschen ehemals verfeindeter Nationen Freundschaften schlossen und Vorbehalte abgebaut werden konnten, ist deshalb auch den Städtepartnerschaften zu verdanken. In der Zwischenzeit sind Jahrzehnte vergangen, vieles hat sich im Bereich der Städtepartnerschaftsarbeit, gerade bei den bürgerschaftlichen Begegnungen verselbständigt.

"Eine breite bürgerschaftliche Basis ist für eine erfolgreiche Partnerschaftsarbeit im Übrigen unverzichtbar."

Jutta Dalka

Haben Sie ein Beispiel?

Jutta Dalka: Viele Bürgerinnen und Bürger, Initiativen, Vereine und Institutionen engagieren sich seit Jahren aktiv für die Städtepartnerschaften. Wenn zum Beispiel ein Chor aus Dortmund einen Austausch mit einem anderen Chor in einer Partnerstadt pflegt, dann bekommen wir das als Koordinierungsstelle möglicherweise gar nicht mit, da sich eine langjährige Freundschaft entwickelt hat und eine Unterstützung für die Pflege des Austauschs nicht mehr benötigt wird. Diese Entwicklung ist zu begrüßen und entspricht auch dem Ursprungsgedanken der Städtepartnerschaftsidee, dass die Stadt den entsprechenden Anschub und die organisatorische Hilfe für einen Austausch leistet und sich der Kontakt dann verselbständigt. Eine breite bürgerschaftliche Basis ist für eine erfolgreiche Partnerschaftsarbeit im Übrigen unverzichtbar.

Städtepartnerschaften auch heute noch aktuell

Haben sich Städtepartnerschaften nicht überholt?

Jutta Dalka: Ich sehe das anders. Durch Zusammenarbeit im Rahmen von Städtepartnerschaften können wir weiter voneinander profitieren. Außerdem bieten Städtepartnerschaften auch nach wie vor einen Zugang zum Anderen, zum Fremden. Insbesondere im Jugendbereich, wenn man an die Schüleraustausche denkt, die beispielsweise im Rahmen von Schulpartnerschaften organisiert werden. Es macht doch einen großen Unterschied, ob ich als junger Mensch einmal eine Zeit lang in einer Familie in einer anderen Kultur lebe und Lebensgewohnheiten im Alltag erlebe oder ob ich mich nur über das Internet informiere oder meinen Urlaub im Ausland verbringe. Das Interesse an internationalen Kontakten und Auslandsaufenthalten ist auch spürbar vorhanden.

Vielen Dank für das Gespräch.

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