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Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Jesús González Rebordinos

Masterplan Digitale Verwaltung

Stadt initiiert Projekt für digitales Dokumenten-Management - System soll Bürgerservice verbessern

Nachricht vom 14.05.2019

Die digitale Aktenführung und einen transparenten Austausch von Dokumenten innerhalb von Verwaltungsprozessen ermöglichen - das ist das Ziel des Projektes "Bereitstellung eines gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems" (DO-DMS), für das die Stadt nun den Anstoß gegeben hat.

Aktenarchive mit Hunderten von Papierakten sollen zukünftig der Vergangenheit angehören. So fordert es das E-Government-Gesetz (EGovG) NRW. Akten sind danach grundsätzlich elektronisch zu führen (E-Akte). Die Behörden des Landes werden dazu verpflichtet, dieser Forderung spätestens ab dem 1. Januar 2022 nachzukommen. Die Bestimmungen des EGovG NRW haben jedoch auch mittelbaren Einfluss auf die Neuausrichtung des Masterplans "Digitale Verwaltung - Arbeiten 4.0" der Stadt Dortmund. So muss sich auch die städtische Infrastruktur dieser Herausforderung stellen, aus der neue Anforderungen entstehen.

1,5 Millionen Investitionen in Dokumenten-Management-System

Die Anpassungen der zukünftigen Arbeitsweise an die veränderten Gesetzlichkeiten wurde u.a. in der Ratssitzung vom 15. November 2018 zum "Masterplan Digitale Verwaltung - Arbeiten 4.0" thematisiert. Dabei hat der Rat der Stadt Dortmund die Verwaltung beauftragt, ein Konzept für den weiteren Ausbau der elektronischen Aktenführung (E-Akte) sowie für das Dokumenten-Management-System (DMS) zu erstellen. "Die zentrale Bedeutung für die Digitalisierung der Verwaltung gerät so immer weiter in den Mittelpunkt. Für die Einführung eines DMS beabsichtigt die Stadt Dortmund in den nächsten Jahren 1,5 Millionen Euro zu investieren", sagt der zuständige Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr.

Ziel: Verbesserter Bürgerservice

Mit dem Beschluss von Dienstag, 14. Mai, kommt die Verwaltung diesem Auftrag nach und initiiert unter dem Titel "Bereitstellung eines gesamtstädtischen Dokumenten-Management-Systems" (DO-DMS) ein Projekt, das die digitale Aktenführung und einen transparenten und nachvollziehbaren Dokumentenaustausch innerhalb von Verwaltungsprozessen ermöglichen soll. "Das macht nicht nur die Zusammenarbeit unter den Beschäftigten leichter und schneller, sondern führt in Konsequenz auch zu einem verbesserten Bürgerservice", so Christian Uhr.

Die Stadtverwaltung wird in den kommenden Monaten zu verschiedenen Softwareanbietern in Kontakt treten, um so die für sich, auch mit Blick auf zukünftige fachliche Anforderungen, optimale Lösung zu finden und anschließend sukzessive einzuführen.

Bis dies soweit ist, setzt die Stadt parallel dazu auf eine Eigenentwicklung des Dortmunder Systemhauses, welche die Arbeitsprozesse der Beschäftigten bereits heute in Teilen durch E-Aktenführung unterstützt oder als Archiv- und Dokumenten-Management-System dient. Gegenüber heutigen Lösungen verfügt diese zwar nur über einen begrenzten funktionalen Umfang und ist daher als Zwischenlösung zu betrachten, dennoch besteht so für die Beschäftigten die Möglichkeit essentielle Erfahrungen mit einem DMS-Verfahren zu sammeln und diese in den Prozess zur Bereitstellung einer zukunftsorientierten Lösung einfließen zu lassen.

Stadtweite Einführung in 2022 geplant

Die zeitliche Planung sieht vor, den technischen Aufbau der Lösung und die fachliche Einführung in zwei zuvor ausgewählten Pilotbereichen bis Ende 2021 abgeschlossen zu haben, sodass daraufhin in 2022 eine stadtweite Einführung auf Basis eines modernen DMS (u.a. mit E-Akte und Dokumentenworkflow) in den Fachbereichen technisch und organisatorisch anschließen kann.