Dortmund überrascht. Dich.
Friedensplatz altes Stadthaus

Nachrichtenportal

Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Jesús González Rebordinos

Informationen zum Coronavirus

Informationen zu den aktuell geltenden Regelungen finden Sie hier:

Service

Neue Software verbessert Terminbuchungen bei den Bürgerdiensten

Nachricht vom 28.10.2021

Die Bürgerdienste der Stadt Dortmund haben eine neue Software eingeführt. Sie soll dabei helfen, den Service der Bürgerdienste dauerhaft zu verbessern. Die neue Software Tevis bietet eine ganze Reihe Neuerungen. Ein Überblick:

Handy Ansicht Buchung Bürgerdienste

Bei den Bürgerdiensten verbessert eine neue Software unter anderem die Terminbuchungen.
Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Dortmund-Agentur / Roland Gorecki

TEVIS - diese Bezeichnung der Software steht für "Termin-Verwaltungs- und Informations-System". Terminbuchungen bei den Bürgerdienste sind übersichtlicher und schneller zu vereinbaren. Die Liste der Neuerungen ist umfangreich.

Kund*innenfreundliche Hinweise bei der Online-Terminvergabe

Je nach Anliegen werden in den Bestätigungs-E-mails mitzubringende Unterlagen aufgeführt, sodass sich die Kund*innen bereits im Vorfeld auf ihre Termine vorbereiten können und evtl. mehrfache Vorsprachen entfallen.

Erinnerungs-E-Mails / Online-Stornierungsmöglichkeiten für Kund*innen

Durch die Erinnerungs-E-Mails haben die Bürgerdienste weniger Terminausfälle. Gleichzeitig haben Kund*innen die Möglichkeit, bei Bedarf ihren Termin ohne viel Aufwand zu stornieren. Die Bürgerdienste bitten darum, jeden Termin, der nicht wahrgenommen werden kann, abzusagen. Dies hilft den Menschen, die einen neuen Termin benötigen.

Automatisierte Kalendereinträge

Die Terminbestätigungen enthalten ics-Dateien, über die sich die Termine durch die Kund*innen problemlos in die eigenen digitalen Kalender speichern lassen.

Norbert Dahmen, Dezernent für Bürgerdienste, Christian Uhr. Personaldezernent und Manfred Kruse, Leiter Bürgerdienste

Norbert Dahmen, Dezernent für Bürgerdienste, Christian Uhr. Personaldezernent und Manfred Kruse, Leiter Bürgerdienste haben die Einführung der neuen Software für die Terminreservierung bei den Bürgerdiensten mit begleitet.
Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Dortmund-Agentur / Roland Gorecki

Standortübergreifende Suche nach dem nächsten freien Termin

Hierdurch können auch spontan freiwerdende Termine z.B. durch Stornierungen durch die Kund*innen noch neu gebucht werden, sodass die Auslastung der Termine für die Bürgerdienste besser ist. Kund*innen können auch spontan Termine finden. Bislang musste in der Suchmaske einzeln für jeden Standort gesucht werden. Das entfällt nun.

Stadtplan

Durch den bei den Onlineterminen enthaltenen Stadtplan können Kund*innen direkt sehen, welche Standorte in ihrer Nähe sind und so den für sie am besten gelegenen Standort auswählen. Dies hilft besonders den Bürger*innen, die neu in der Stadt sind.

Skill-Based Routing

Durch die detaillierten Anliegen können auch neue, noch einzuarbeitende Mitarbeiter*innen bereits gezielt Kund*innen aufrufen (z.B. zur Erstellung von Personalausweisen). Somit kann eine kenntnisbasierte Kundensteuerung erfolgen.

Unterschiedliche Terminraster

Je nach Dauer der jeweiligen Anliegen (Abholung Ausweisdokumente, KFZ-Angelegenheiten oder Fahrerlaubnisangelegenheiten) kann die Termindauer systemseitig variabel geplant werden.

Auswertungen

Durch detaillierte Auswertungsmöglichkeiten können die Bürgerdienste nicht wahrgenommene Termine feststellen und ggf. mit geeigneten Maßnahmen gegensteuern.

Aufrufmonitor im Dienstleistungszentrum

Für die Kund*innen ist es nunmehr noch schneller möglich, den Bedienplatz im Dienstleistungszentrum aufzusuchen.

Das neue System hat sich bereits in die bisherigen Abläufe gut integriert. In der Probephase wurden bislang keine Auffälligkeiten festgestellt. Von den Kund*innen wird das neue Layout und das Buchungshandling gut angenommen. In Kürze wird auch eine Buchungsanleitung/Handout für Kund*innen im Internet eingestellt.

Dieser Beitrag befasst sich mit Verwaltungsangelegenheiten der Stadt Dortmund. Dieser Hinweis erfolgt vor dem Hintergrund aktueller Rechtsprechung.