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"Die Verwaltung hat die Faktoren für die Resturlaubstage und Gleitzeitstände analysiert und Gegenmaßnahmen beschrieben. Die Coronapandemie wird genutzt, um Zeitguthaben durch die Beschäftigten abzubauen", erklärt Christian Uhr, Personal- und Organisationsdezernent der Stadt Dortmund. So sank das Resturlaubsguthaben im Vergleich zum Vorjahr von insgesamt 92.732 auf 81.909 Tage (und damit pro beschäftigter Person im Durchschnitt von 9,2 auf 7,1 Tage). Die Gleitzeitstände sanken von insgesamt 153.631 auf 152.550 Stunden im Vergleich zum Vorjahr. Damit hat jede/r Mitarbeitende im Durchschnitt nur noch 13 Stunden Gleitzeitguthaben.

Die Rückstellungen im Haushalt sanken um rund 600.000 Euro. Zum Vergleich: Die Stadt Düsseldorf bildet insgesamt über 25 Millionen EUro Rückstellungen für Resturlaube und Gleitzeit in ihrer Verwaltung, die Stadt Essen insgesamt über 20 Mllionen Euro oder die Stadt Köln mit rund doppelt so vielen Beschäftigten wie die Stadt Dortmund sogar das 4,5 fache an Rückstellungen. Im interkommunalen Vergleich sind die Rückstellungen in Dortmund somit unauffällig.

Besondere Mehraufwände müssen berücksichtigt werden

Es sind weiterhin Sondereffekte zu berücksichtigen. Christian Uhr erläutert: "Bei den Guthaben der Gleitzeitstunden spiegeln sich coronabedingte Mehraufwände, Einsätze bei Bombenentschärfungen sowie der umfangreiche Wahlhelfer*innen-Einsatz zur Bundestagswahl im September 2021 mit einer Steigerung um 14.093 Stunden wider. Auch wenn die Stadt Dortmund einen Teil der Gleitzeitstunden im letzten Jahr ausgezahlt hat, muss dem gegengerechnet werden, dass 241 neue Beschäftigte im letzten Jahr dazu gekommen sind. Ohne diese Effekte wäre die Reduzierung also deutlich positiver ausgefallen".

Das Personal- und Organisationsamt hat eine umfassende Analyse rund um das verwaltungsweite Zeitmanagement durchgeführt und die bislang vorliegenden Erkenntnisse ausgewertet.

Hierbei war festzustellen, dass

• der Stand an Gleitzeit- und Resturlaubsansprüchen keine Dortmunder Besonderheit ist, der im interkommunalen Städtevergleich "aus der Art schlagen" würde,
• hohe Gleitzeit- und Resturlaubsstände überwiegend eher bei wenigen Köpfen (meistens den Führungskräften) als in der Masse der Belegschaft existieren,
• neben einzelnen (z. B. projektbezogenen) Gründen im Fachbereichsvergleich insbesondere Gründe vorliegen, wie:
• • eine überdurchschnittliche Fluktuation und/oder Personalzugänge,
  • Krankheitsausfälle insbesondere bei älteren Beschäftigten,
  • Ämter mit ständig hohen Überstunden (z.B. Feuerwehr).

Das Personal- und Organisationsamt beobachtet die weitere Entwicklung und arbeitet aktuell an der Realisierung verschiedener Maßnahmen:

• Jährliche Information der Fachbereiche zum Krankenstand mit einem noch zu definierenden Kommunikation-/Eskalationsprozess,.
• Automatisierte Information der Beschäftigten über ihre Resturlaubsstände im Rahmen der jährlichen Urlaubsplanungen unter Hinweis auf die gesetzlichen Verfallfristen.
• Konzeptionelle Erarbeitung von Lebensarbeitszeitkonten, insbesondere auch im Zuge der einzuführenden digitalen Zeitwirtschaft.
• Die Konzeption und Implementierung eines "Ampelmodells" für Über- und Unterschreitungen von Gleitzeitgrenzen für bestimmte Grenzwerte.
• Die Konzipierung eines zukunftsfähigen "Beendigungsmanagement" im Rahmen des demografischen Wandels,.
• Einen verstärkten flexiblen Einsatz des Personals in siloübergreifenden und agilen Strukturen (z. B. Unterstützungs-Pools) im Rahmen des "Arbeitsplatzes der Zukunft" als ein wichtiges Projekt im Rahmen des "Masterplans Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0".

"Diese Maßnahmen", ist sich Christian Uhr sicher, "werden zu einer dauerhaften Reduzierung der Resturlaubsstände und Gleitzeitguthaben beitragen. Es sind weniger Rückstellungen im Haushalt zu bilden und zugleich steigt die Zufriedenheit der Beschäftigten."