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Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Jesús González Rebordinos

Service

Bürgerschaft gestaltet Online-Services der Stadt - schon 400 Rückmeldungen verbessern Angebot

Nachricht vom 13.04.2022

Die Stadt Dortmund arbeitet daran, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch digital als Online-Anträge über die Verwaltungsportale bereitzustellen. Das Ziel: Allen Kund*innen den bestmöglichen Service anbieten. Bei den Formularen ist man hier schon auf einem guten Weg.

Webseiten und Anträge so benutzerfreundlich und verständlich wie möglich gestalten, darum ist die Stadtverwaltung Dortmund bemüht. Als gutes Beispiel kann etwa das Online-Formular Führungen und weitere Angebote des Zoos Dortmund angeführt werden. Den modernen Look des gesamten neuen Serviceportals lobte jüngst auch Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr.

Um die Digitalisierung gemeinsam gestalten zu können, werden seit Januar 2022 Dortmunder Bürger*innen und weitere Interessierte in den Entwicklungsprozess miteingebunden. Dabei wird auf den "Mitmachpool" der Stadt Dortmund zurückgegriffen, in dem sich an Beteiligung und Mitwirkung interessierte Menschen freiwillig unter Angabe der Kontaktdaten eintragen können. Nach erfolgter Registrierung erhalten die Interessierten dann in regelmäßigen Abständen die Formularentwürfe zum Ausfüllen und Bewerten sowie auch weitere Beteiligungs- und Mitwirkungsmöglichkeiten der Stadt Dortmund.

Test von Online-Formularen läuft gut

Seit Januar wurden von Bürger*innen, die bereits dem aktuell gut 400 Personen umfassenden Pool angehören, auf diesem Weg bereits 20 Online-Formulare getestet. Die Auswertungen des Dortmunder Systemhauses ergeben, dass bislang um die 400 Feedbacks abgegeben wurden. Die allgemeinen Benotungen der Mitwirkenden sind insgesamt überwiegend positiv ausgefallen.

Darüber hinaus können neben den pauschalen Benotungen auch textlich ausformulierte Feedbacks abgegeben werden. Alle eingegangenen Feedbacks werden von den Verantwortlichen im Dortmunder Systemhaus diskutiert und hinsichtlich der Umsetzbarkeit überprüft. Besonders hervorzuheben sind dabei eine Vielzahl konkreter Verbesserungsvorschläge, Anregungen und Hinweise, welche den Formular-Entwickelnden konkrete Handlungsansätze ermöglichen.

Nachfolgende Verbesserungen konnten bereits umgesetzt werden:

Aufbau von Formularen:

  • Verbesserung der Einheitlichkeit aller Formulare
  • Verbesserung der Übersichtlichkeit im Bereich der Datenschutzhinweise durch den Einbau einer Aus-/Einklappfunktion
  • Checkliste bezüglich der erforderlichen Unterlagen zu Beginn eines Formulars
  • Einbau einer Formularvorschau vor Abgabe des Feedbacks
  • Hinterlegung von Auswahllisten anstelle von Freitextfeldern (z.B. Baumlisten)
  • Sensibilisierung ob Freitextfelder, Multiple Choice Möglichkeiten, Auswahlmöglichkeiten, etc. im jeweiligen Formular am sinnvollsten sind

Optische/technische Verbesserungen:

  • Optimierung der Darstellung auf Mobilgeräten
  • Automatische Ausfüllfunktion für Daten, die bereits im Serviceportal hinterlegt wurden
  • Autovervollständigung bei der Postleitzahl, Ort und Straße (innerhalb Dortmunds)
  • Einbau von Geokomponenten bei Erfordernis von Flurdaten

Verständlichkeit:

  • Einbau von Hinweistexten
  • Plausibilitätsprüfungen, um Fehlerquellen zu minimieren
  • Allgemeine Hinweise auf Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten hinsichtlich Formulierungen
  • Verbesserung der Serviceleistung durch potentielle Verknüpfung von Leistungen verschiedener Fachbereiche

Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr freute sich über die Anregungen: "Fehlerquellen werden (so) frühzeitig identifiziert und behoben, bevor die Online-Anträge der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Wir sind dankbar für jeden Hinweis und das eingebrachte Engagement." Hier ergebe sich die Chance, mit den Bürger*innen gemeinsam die Zukunft zu gestalten.

Dieser Beitrag befasst sich mit Verwaltungsangelegenheiten der Stadt Dortmund. Dieser Hinweis erfolgt vor dem Hintergrund aktueller Rechtsprechung.