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Update (Freitag, 13. Januar, 12:50 Uhr): Stand nach der Ortsbegehung am Donnerstag, 12. Januar

Am Donnerstag, 12. Januar, fand die Begehung des ehemaligen Verwaltungsgebäudes an der Rheinischen Straße 173 statt. Der Fokus des Ortstermins mit Vertreter*innen der Stadt, der Polizei und des Eigentümers lag auf der Suche nach dort möglicherweise zurückgelassenen Dokumenten nach den Auszügen des Versorgungsamtes des Landes NRW sowie der Versorgungseinrichtungen weiterer Städte und eines Kreises im Jahr 2008 und des Gemeinsamen Versorgungsamtes der Städte Dortmund, Bochum und Hagen im Jahr 2011.

Stand der Dinge am Donnerstag ist: Neben den beiden dort von einem der Stadt und der Polizei Unbekannten bereits aufgefundenen, fotografierten und veröffentlichten Akten wurden in einem weiteren Raum zwei Akten aus den Jahren 2005/2006 gefunden.

Desweiteren befanden sich in einem in die Vertäfelung integrierten Stauraum eines verschlossenen Zimmers rund 9.000 Aktenblätter. Die einseitigen Aktenblätter dienten dem Versorgungsamt des Landes NRW zur damaligen Zeit als analoge Basis-Datensicherung, die zusätzlich zu den entsprechenden Verwaltungsvorgängen und Akten angelegt worden waren. Die Aktenblätter datieren zum größten Teil aus den 70er und 80er Jahren. Beim Auszug der interkommunalen Behörde 2011 waren die Dokumente, die in die Zuständigkeit der ehemaligen Landesbehörde fielen, nicht gefunden worden, da es keinen Hinweis auf deren Existenz und Aufbewahrungsort gab.

Vorgefundene Dokumente werden ausgewertet, Betroffene kontaktiert

Das Team des Gemeinsamen Versorgungsamtes wertet seit Donnerstag alle dort vorgefundenen Dokumente mit Unterstützung des Landes NRW individuell aus. Nach aktuellem Stand ist davon auszugehen, dass es sich bei dem überwiegenden Teil um keine aktiven Vorgänge und Fälle handelt. Das Versorgungsamt nimmt Kontakt mit den Betroffenen, deren Dokumente für Unbefugte zugänglich waren, auf.

"Wir bedauern sehr, dass es überhaupt zu dieser Situation, die im Zuge der sich über Jahre erstreckenden Auszüge unterschiedlicher Behörden entstand, gekommen ist. Im Nachhinein bleibt uns nur, so schnell wie möglich die aufgefundenen Unterlagen aufarbeiten. Hierbei stehen wir in enger Kooperation mit dem Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales als verantwortlichem Ressort des Landes", sagt der Leiter des Gemeinsamen Versorgungsamtes Peter Externbrink.

Ein Foto aus alten Zeiten: Im ehemaligen Versorgungsamt an der Rheinischen Straße sollen Akten gefunden worden sein.

Ursprüngliche Nachricht

Bei den gefundenen Akten soll es sich unter anderem um Gesundheitsdaten handeln. Das Gemeinsame Versorgungsamt der Städte Dortmund, Bochum und Hagen an der Rheinischen Straße war in dem Gebäude von 2008 bis 2011 ebenso wie die Versorgungsämter weiterer Städte untergebracht. Zuvor war es das Versorgungsamt des Landes, das an diesem Standort seinen Sitz hatte. Im Zuge der Aufgabenübertragung an die Kommunen kam es zu der veränderten Nutzung. Seit langem steht das Gebäude leer.

Beim Auszug wurde das Gebäude gründlich durchsucht, um auszuschließen, dass Unterlagen dort zurückbleiben. "Als wir 2011 ausgezogen sind, haben wir ein dutzend Mal nachgesehen, ob auch nichts mehr da ist", sagt Peter Externbrink, Leiter des Versorgungsamtes. Als das Gemeinsame Versorgungsamt 2011 in das Gebäude in der Unteren Brinkstraße in Körne umzog, zogen mehr als 1,3 Millionen Akten mit um, 700.000 davon vom Versorgungsamt Dortmund. Das war mit einer großen logistischen Herausforderung verbunden.

"Eine Akte ist eine Akte zuviel"

Einem Medienbericht zufolge sollen in der vierten Etage des Gebäudes die Akten gefunden worden sein. Das Versorgungsamt hat damals zwar das ganze Gebäude angemietet, jedoch hat die Stadt mit dem Land Untermietverträge bis zur zweiten Etage geschlossen, d.h. die anderen, oberen Etagen standen für die Stadt unter Verschluss. Wie die jetzt gefundenen Akten dorthin gekommen sind, muss noch geprüft werden. Für Externbrink steht fest: "Eine gefundene Akte ist eine Akte zuviel. Die Papiere müssen raus."

Es sei wichtig, jedes Papier mit einer besonderen Sensibilität zu behandeln und im Anschluss datenschutzrechtlich zu vernichten. "Man müsse bedenken: Da stecken überall Menschen hinter, deswegen werden wir jetzt unverzüglich handeln", betont Externbrink.

Die Stadt Dortmund hat bereits Kontakt zum jetzigen Hausbesitzer aufgenommen. In den nächsten Tagen soll ein Termin gefunden werden, um gemeinsam mit dem Besitzer durch das Haus zu gehen und den Zustand zu beseitigen. Der Stadt Dortmund ist es wichtig, allen Menschen, deren Akten möglicherweise noch im ehemaligen Versorgungsamt gefunden werden, selbst aktiv zu informieren.

Text: Nadja Lucas