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Vergabe- und Beschaffungszentrum

Bild (Bildlizenz/Fotograf/Grafiker): Jesús González Rebordinos

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Wir über uns

Das Vergabe- und Beschaffungszentrum (FB 19) führt im Bereich der Waren und Dienstleistungen sowie der Bauvergaben alle Ausschreibungen oberhalb von 5.000 € (netto) und bei freiberuflichen Leistungen oberhalb des gemäß Vergabeverordnung (VgV) gültigen Schwellenwertes durch. Einzelne Fachbereiche nutzten bereits heute die Möglichkeit einer Sondervereinbarung mit dem FB 19 und lassen alle Beschaffungen zentral durchführen. Daher bearbeitet der FB 19 auch eine Vielzahl von Vergaben unterhalb der Wertgrenze von 5.000 € sowie freiberufliche Leistungen unterhalb der europäischen Schwelle für verschiedene Fachbereiche.

Beschaffungen finden aber auch dezentral, z. B. durch Abrufe aus dem vom FB 19 im März 2009 eingeführten Bestell- und Katalogsystem, statt. Allgemeine dienstliche Bedarfe der Stadtverwaltung, angefangen beim Büromaterial, Tinte bzw. Toner für Drucker über Sitzmöbel bis hin zum Reinigungsmaterial können auf diesem Weg unkompliziert von allen Fachbereichen recherchiert und bestellt werden. Die hierfür erforderlichen Rahmenverträge mit den Lieferanten werden vom FB 19 für den Gesamtbedarf der Stadtverwaltung vorbereitet und abgeschlossen.

Das Katalogangebot wird ständig hinsichtlich der Vielfalt und des Umfanges des Sortiments (z. B. Spezialbedarfe einzelner Fachbereiche) optimiert. Die Rahmenverträge werden regelmäßig neu verhandelt, so dass wirtschaftliches Handeln gewährleistet ist. Die hierzu notwendigen Daten liefert das Einkaufscontrolling.

Um neben den Produkten auch die bestehenden Beschaffungsprozesse zu optimieren, arbeitet der FB 19 derzeit an der Einführung von unterstützenden IT-Systemen. Der Vergabemarktplatz "Metropole Ruhr“, durch dessen Anwendung die Ausschreibungen bis zur Submission nahezu papierlos laufen, wird inzwischen flächendeckend im FB 19 eingesetzt. Die weitergehende Einführung eines Vergabemanagementsystems (VMS) ist derzeit noch nicht beabsichtigt, befindet sich aber bereits in der Beobachtung.

Mit Einführung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) wird die Beauftragung von freiberuflichen Leistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte nun erstmals von dem nationalen Vergaberecht erfasst. Nach § 50 UVgO sind öffentliche Aufträge über Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden, grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist.

Vor diesem Hintergrund hat der Verwaltungsvorstand das Vergabe- und Beschaffungszentrum (FB 19) beauftragt, eine Bestandsaufnahme und Bewertung der aktuell dezentral organisierten Beschaffungslandschaft bezüglich freiberuflicher Leistungen unterhalb des Schwellenwertes durchzuführen und die mögliche Zentralisierung der Beschaffung von freiberuflichen Leistungen bei FB 19 zu untersuchen.

Unter der Federführung des Vergabe- und Beschaffungszentrums wird zurzeit ein Organisationskonzept entwickelt, welches sicherstellt, dass die neuen vergaberechtlichen Anforderungen rechtssicher und wirtschaftlich umgesetzt werden. Hierzu wurde im FB 19 eine Projektgruppe eingerichtet, die ihre Arbeit inzwischen aufgenommen hat.

Ein weiterer Aufgabenschwerpunkt ist das "Mobilitätszentrum“. Hier wird sukzessive der gesamte Fuhrpark der Stadtverwaltung Dortmund zentralisiert, verwaltet und bewirtschaftet. Ziel ist, durch eine gebündelte Beschaffung, Standardsetzung und Budgetplanung den städtischen Fuhrpark zu modernisieren und dabei ein ganz besonderes Augenmerk auf die Umwelteigenschaften der Fahrzeuge zu legen.
Besonders ist der Anteil an Elektrofahrzeugen zu nennen, der schon heute im Bereich der PKW rd. 30 Prozent (Stand: 06.06.2018) beträgt.
Mit der geplanten und bereits durch den Verwaltungsvorstand beschlossenen Integration von 80 Prozent E-Fahrzeugen in die kommunale Pkw-Flotte bis 2021 setzt das Mobilitätszentrum neue Maßstäbe im Hinblick auf eine innovative und nachhaltige Entwicklung. Auch auf den Schadstoffausstoß wird durch die Umstellung auf die emissionsfreien Fahrzeuge in Dortmund ein wertvoller Beitrag zur lokalen Luftreinhaltung erreicht.

Organigramm Vergabe- und Beschaffungszentrum

Organigramm Vergabe- und Beschaffungszentrum

Abteilungen des Vergabe- und Beschaffungszentrums

19/1 - Zentrale Dienste und IT-Projekte

19/1-1 - Zentrale Dienste

  • Zentrale Dienste
  • Rechnungswesen
  • Allgemeine Verwaltung
  • Submission

19/1-2 - IT-Projekte

19/2 - Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen

  • Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen
  • Bündelungsprojekte
  • Grundsatzangelegenheiten

19/3 - Vergabe von Bauleistungen und freiberuflichen Leistungen

19/3-1 - Vergabe von Bauleistungen

19/3-2 - Vergabe von freiberuflichen Leistungen

19/4 – Mobilitätszentrum

  • Mobilitätszentrum
  • Fuhrparkmanagement
  • Zentraler Pool für
    • PKW
    • leichte Nutzfahrzeuge
    • schwere Nutzfahrzeuge

Vergabe- und Beschaffungszentrum