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Vergabe- und Beschaffungszentrum

Altes Rathaus und Berswordthalle
Bild: GPM Foto

Wir über uns

Das Vergabe- und Beschaffungszentrum (StA 19) führt im Bereich der Waren und Dienstleistungen sowie der Bauvergaben alle Ausschreibungen oberhalb von 5.000 € (netto) und bei freiberuflichen Leistungen (VOF) oberhalb des gemäß Vergabeverordnung (VgV) gültigen Schwellenwertes durch. Einzelne Fachbereiche nutzen bereits heute die Möglichkeit einer Sondervereinbarung mit StA 19 und lassen gleich alle Beschaffungen zentral durchführen. Daher bearbeitet StA 19 auch eine Vielzahl von Vergaben unterhalb der Wertgrenze von 5.000 € für verschiedene Fachbereiche.

Beschaffungen finden aber auch dezentral z. B. durch Abrufe aus dem von StA 19 im März 2009 eingeführten Bestell- und Katalogsystem statt. Allgemeine dienstliche Bedarfe der Stadtverwaltung, angefangen beim Büromaterial, Tinte bzw. Toner für Drucker über Sitzmöbel bis hin zum Reinigungsmaterial können auf diesem Weg unkompliziert von allen Fachbereichen recherchiert und bestellt werden. Die hierfür erforderlichen Rahmenverträge mit den Lieferanten werden von StA 19 für den Gesamtbedarf der Stadtverwaltung vorbereitet und abgeschlossen.

Die bisherige Auswahl des Katalogangebotes ist dabei nur als erste Entwicklungsstufe zu sehen. Optimierungen hinsichtlich Vielfalt und Umfang des Sortiments (Spezialbedarfe einzelner Fachbereiche) als auch der Preise werden weiter konsequent vorangetrieben. Das bei StA 19 im Aufbau befindliche Einkaufscontrolling wird hierzu die nötigen Daten liefern.

Um neben den Produkten auch die bestehenden Beschaffungsprozesse weiterhin zu optimieren, arbeitet StA 19 derzeit an der Einführung von unterstützenden IT-Systemen. Der Vergabemarktplatz „Metropole.Ruhr“, durch dessen Anwendung die Ausschreibungen bis zur Submission nahezu papierlos laufen, wird inzwischen flächendeckend bei StA 19 eingesetzt. Die weitergehende Einführung eines Vergabemanagementsystems (VMS) ist derzeit noch Zukunftsmusik, befindet sich aber bereits in der Vorplanung.

Die Aufgaben des Vergabe- und Beschaffungszentrums werden in drei Abteilungen wahrgenommen.

Organigramm Vergabe- und Beschaffungszentrum

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Abteilungen des Vergabe- und Beschaffungszentrums

Aufgaben

19/1-1:

  • Zentrale Dienste
  • Rechnungswesen
  • Allg. Verwaltung
  • Submissionen
  • Buchhaltung
  • Einkaufscontrolling/ IKS

19/1-2:

  • Strategischer Einkauf
  • Bündelungsprojekte
  • Vergaben nach VOL unter Wertgrenze

Aufgaben

19/2-1

  • Vergaben nach VOL über Wertgrenze
  • Grundsatzangelegenheiten

19/2-2

  • Gründung des Mobilitätszentrums
  • Fuhrparkmanagement
  • Analyseteam

Aufgaben

19/3-1:

  • Vergaben nach VOB

19/3-2:

  • Vergaben nach VOF

Allgemeine Funktionen und Angebote

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