Weniger Papier, mehr Tempo: Stadt Dortmund zieht positive Zwischenbilanz zur digitalen Akte
Die Stadt Dortmund macht ihre Verwaltung Schritt für Schritt digitaler: Mit der elektronischen Akte werden Prozesse schneller, transparenter und serviceorientierter. Die Einführung geht gut voran - bis Ende 2028 soll die gesamte Stadtverwaltung mit der e-Akte arbeiten.
Das Dortmunder Systemhaus (dosys) hat eine Zwischenbilanz zur Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Stadtverwaltung Dortmund gezogen – mit erfreulichen Ergebnissen. Ziel des Projekts ist es, Verwaltungsarbeit moderner, effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten.
Herzstück des Vorhabens ist die sogenannte elektronische Basisakte (e-Akte), die seit Ende 2021 schrittweise eingeführt wird. In der ersten Projektphase bis Januar 2024 wurden grundlegende Funktionen umgesetzt, die künftig in nahezu allen Verwaltungsbereichen genutzt werden können. Dazu gehören die strukturierte und rechtssichere digitale Ablage von Dokumenten, ein zentraler digitaler Posteingang sowie die einfache Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Ämtern.
Kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Papier
Für Bürgerinnen und Bürger bedeutet das vor allem eines: kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Papier und mehr Transparenz. Anliegen können schneller bearbeitet werden, weil Unterlagen nicht mehr zwischen Dienststellen hin- und hergeschickt werden müssen. Informationen sind dort verfügbar, wo sie gebraucht werden – sicher und nachvollziehbar.
Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr betont die Bedeutung des Projekts: „Die e-Akte ist der Grundpfeiler einer modernen, transparenten und effizienten Verwaltung im Sinne der Bürgerinnen und Bürger.“
Bis Ende 2028 gibt's die e-Akte stadtweit
Erprobt wurde die e-Akte über zwei Jahre hinweg in einem Pilotbetrieb in drei Fachbereichen, darunter das Personal- und Organisationsamt, die Stadtkämmerei und die zentralen Dienste des Katasteramtes. Die dabei gewonnenen Erfahrungen flossen direkt in Verbesserungen und die Vorbereitung der stadtweiten Einführung ein.
Der Rollout in der gesamten Stadtverwaltung hat in der zweiten Jahreshälfte 2024 begonnen. Schritt für Schritt werden nun weitere Fachbereiche angeschlossen. Bis Ende 2028 soll die gesamte Stadtverwaltung mit der e-Akte arbeiten – ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu einer digitalen Verwaltung.