Personal- und Organisationsbericht 2025

Der Dienstreiseworkflow wird im Laufe des Jahres 2025 an die letzten noch nicht angeschlossenen Fachbereiche ausgerollt. Somit kann die Einführung des Dienstreiseworkflows als abgeschlossen angesehen werden. Künftige Änderungen im Reisekostenrecht oder neue Funktionalitäten im Dienstreiseworkflow werden bei Bedarf programmiert, die Nutzenden werden hierüber jeweils informiert.

Gerade in einer Arbeitswelt, die immer schneller und komplexer wird, ist es wichtig, neue Herangehensweisen und Möglichkeiten rund um das Thema Führung zu entwickeln und bestehende Lösungen aufzuzeigen. Der demografische Wandel, der Fachkräftemangel und die veränderten Wertevorstellungen nachwachsender Generationen sorgen dafür, dass sich Führung zukünftig verändern muss. Denn nur so kann die Stadt Dortmund als moderne Arbeitgeberin Mitarbeitende für sich gewinnen, langfristig halten und Perspektiven für Führungs(nachwuchs)kräfte und Mitarbeitende bieten.

Das Personal- und Organisationsamt hat sich daher in enger Zusammenarbeit mit dem Gleichstellungsbüro, dem Personalrat und der Schwerbehindertenvertretung auf den Weg gemacht Führung ganzheitlich weiterzuentwickeln und hierfür die neue Konzeptreihe „Führung 4.0“ im letzten Jahr erarbeitet. Auch der vertrauensvolle und kreative Austausch mit Vertretungen der Verwaltungs- und Dienstleitungen verschiedener Fachbereiche ist in die Konzeptreihe mit eingeflossen.

Die neue Konzeptreihe „Führung 4.0“ besteht aus drei Kapiteln:

Kapitel 1 - Neue Führungsmodelle:

Dieses Kapitel informiert über bestehende und neue Führungsmodelle und zeigt personelle und organisatorische Unterstützungsmöglichkeiten für Führungskräfte auf. Es richtet sich an Führungskräfte und Mitarbeitende, die an Führung interessiert sind – besonders auch an Frauen – und soll dazu motivieren, eine Führungsfunktion zu übernehmen. Der Fokus liegt zudem auf der Förderung von gemeinsamer Führung durch das Co-Leadership Modell und Führung in Teilzeit.

Kapitel 2 - Führungsinstrumente:

Hier stehen zielgerichtete Unterstützungsmöglichkeiten für Führungskräfte und diejenigen, die an Führung interessiert sind, im Vordergrund. Führungs(nachwuchs)kräfte werden zielgerichtet über verschiedene Personalentwicklungsformate auf zukünftige Aufgaben vorbereitet. Über klassische Schulungen in Präsenz, Online-Qualifizierungen, Austauschformate, E-Learnings, Handlungsleitfäden, Checklisten usw. wird das zu vermittelnde Wissen aufbereitet. Zudem erhalten auch erfahrene Führungskräfte nützliche Dinge für ihren Führungsalltag und Hintergrundinformationen in geeigneten Lernformen - wie beispielsweise über Austauschformate.

Kapitel 3 - WIRkungskompass für Führung & Zusammenarbeit bei der Stadt Dortmund:

Dieses Kapitel bildet die Basis für eine wertebasierte Zusammenarbeit.

Der WIRkungskompass wird in 2025 die bestehende Leitlinie „Gute Führung bei der Stadt Dortmund“ ablösen und berücksichtigt dabei die aktuellen Herausforderungen der modernen Arbeitswelt und der Generationen. Über unterschiedliche Formate, wie beispielsweise Barcamps (offene Workshops), konnten sich Mitarbeitende und Führungskräfte der Stadtverwaltung aktiv und praxisnah in die Ausgestaltung des WIRkungskompass einbringen. Er bündelt zudem alle Ergebnisse der bisherigen Austauschformate des Werteprozesses. Ziel ist es, ein gesamtstädtisches Verständnis von gemeinsamen Haltungen, Wertevorstellungen und einer Unternehmenskultur zu schaffen, an dem sich das Handeln der gesamten Belegschaft ausrichtet.

Mit Wirkung vom 01.01.2025 wurde der Organisationsprozess zur Gründung des Amtes für Migration erfolgreich abgeschlossen. Der neue Fachbereich mit der Bezeichnung „StA 38“ ist in fünf Bereiche gegliedert. Neben den Zentralen Dienste spiegeln die vier übrigen Bereiche die aktuell und zukünftig wesentlichen zuwanderungspolitischen Schwerpunktthemen wider: Arbeitskräftezuwanderung, Flucht, Einbürgerung und Aufenthaltsbeendigung.

Neben der Amtsgründung konnten einige Digitalisierungsprozesse umgesetzt oder angestoßen werden, wie z. B. der Einbürgerungsprozess als EfA-(“Einer für Alle“)Leistung. Mit der Dokumentenausgabebox wurde eine Erweiterung des Kund*innenservice geschaffen. Personen, die bisher einen Termin zur Abholung ihrer Aufenthaltsdokumente vereinbart haben, können nun zu erweiterten Öffnungszeiten an sieben Tagen in der Woche ihre Aufenthaltsdokumente aus der Dokumentenausgabebox in der Berswordthalle abholen.

Im Zusammenhang mit dem Einbürgerungsprozess wurde ein Quickcheck erstellt, der es den antragsstellenden Personen ermöglicht vor dem Besuch im Amt zu prüfen, ob eine Einbürgerung Aussicht auf Erfolg hat.

Letztlich soll mit der Einführung der e-Akte neben einer Prozessverbesserung eine Attraktivierung der Arbeitsbedingungen in der Ausländer- und Einbürgerungsbehörde durch das Angebot des mobilen Arbeitens/“Homeoffice“ erreicht werden. Die Produktivsetzung ist für Mitte 2025 geplant.

Die „Weiterentwicklung zu einer leistungsfähigen Tiefbauverwaltung“ wurde als Zielrichtung der Neuorganisation des Tiefbauamtes dem Rat im Jahr 2021 zur Kenntnis gegeben.

Es erfolgte eine intensive Analyse und Weiterentwicklung von Prozessen, Personalausstattung und IT-Systemen auch mit Blick auf eine moderne Baustellenkoordination und-kommunikation. Die Anpassung der Aufbauorganisation sollte im Ergebnis eine stärkere Wahrnehmung des Betriebes, einen zusätzlichen Bereich „Verkehrstechnik“ sowie die Zusammenlegung von Planungs- und Bauteams zu produktorientierten, agilen Teams in den Bereichen Verkehrswege und Verkehrsbauwerke berücksichtigen.

Der Prozess der Neuorganisation ist nun nahezu abgeschlossen. Die organisatorischen Veränderungen werden bereits gelebt und die Mitarbeitenden haben sich auf die veränderten Arbeitssituationen eingestellt. Der Fachbereich fasst dies in einer Abschlussorganisationsverfügung zusammen.

Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV) haben in den letzten Jahren gezeigt, dass Honorarverträge zu Beanstandungen führten. Um mehr Verbindlichkeit für die Fachbereiche und Eigenbetriebe beim Abschluss von Honorarverträgen herzustellen, wird seit 2024 eine sach- und fachgerechte Vorprüfung durch das Team „Grundsatzangelegenheiten für Arbeits-, Tarif- und Beamtenrecht“ im Personal- und Organisationsamt wahrgenommen. Die Vorprüfung beinhaltet ein zweistufiges Verfahren: Honorarfähigkeit der Tätigkeit und Scheinselbstständigkeit der zu beauftragenden Person. Aufgrund der Vielzahl von Honorarverträgen ist eine technikunterstütze Lösung zur Meldung und Prüfung entsprechender Honorarverträge erforderlich. Die organisatorischen Voraussetzungen wurden geschaffen, die Geschäftsanweisung ist in Kraft.

Parallel hat das Personal- und Organisationsamt eine Geschäftsanweisung „Lohnsteuer“ erstellt, die alle zu beachtenden Sachverhalte (neben Entgelt und Besoldung) in allen Fachbereichen regelt, durch die sich eine anfallende Lohnsteuer ergeben könnte. Die Sachverhalte werden ab 2025 zentral gesammelt. Eine eventuell nötige Versteuerung wird ebenfalls vom Personal- und Organisationsamt umgesetzt und eine Beratung der Fachbereiche sichergestellt.

Seit im Jahr 2021 eine Gruppe von Mitarbeitenden zu Agilen Lots*innen ausgebildet wurde, haben diese bereits viele Prozesse der Stadt Dortmund erfolgreich begleitet. Da das Thema Agilität immer mehr Einzug in die Stadtverwaltung nimmt, wurde die Entscheidung getroffen, interessierte Agile Lots*innen zu Prozessbegleiter*innen weiterzuentwickeln. Auf das bereits erworbene Wissen dieser Mitarbeitenden wurde mit einer Weiterqualifizierung für die Begleitung von internen Personalentwicklungsprozessen aufgebaut. Durch die Anbindung an den Pool der internen Prozessbegleiter*innen kann das Knowhow der Agilen Lots*innen in verschiedene Instrumente der Personalentwicklung gewinnbringend integriert werden.

Seit Abschluss der im letzten Jahr vom Studieninstitut Ruhr und dem Personal- und Organisationsamt durchgeführten berufsbegleitenden Weiterqualifizierung, übernehmen die Mitarbeitenden auf Grundlage der für Nebentätigkeiten geltenden Regelungen als Prozessbegleiter*innen bei der Stadt Dortmund Aufträge. Prozessbegleiter*innen kommen bei der Stadt Dortmund für die Begleitung von Prozessen und Maßnahmen in Teams, Projekten und Fachbereichen zum Einsatz. Einsatzfelder der Prozessbegleiter*innen sind u. a. Teamfindungs-/ Teamentwicklungsmaßnahmen, Führungsfeedbacks, Konfliktklärungsprozesse, punktuelle Begleitungen von Veränderungsprozessen, Moderation von Workshops mit konkreten Fragestellungen sowie die Moderation von Großgruppen.

Der Werteprozess der Stadt Dortmund wurde Anfang des Jahres 2021 initiiert. Im Rahmen von zahlreichen Austausch- und Dialogveranstaltungen haben sich insgesamt acht Werte (Wertschätzung, Respekt, Vertrauen, Verlässlichkeit, Transparenz, Sinnhaftigkeit, Mut und Positive Fehlerkultur) herauskristallisiert, die für die Stadt Dortmund wesentlich sind. Im Sommer 2024 fanden dann Barcamps statt, in denen interessierte Führungskräfte und Mitarbeitende an der Fragestellung arbeiteten, wie die acht Werte im Arbeitsalltag gelebt werden können und an welchen konkreten Verhaltensweisen diese sichtbar werden. Ab 2024 wird nun einmal im Jahr eine Veranstaltung für die Verwaltungsspitze angeboten, in der es einen Impulsvortrag durch wechselnde Expert*innen zu aktuellen Führungsthemen sowie die Möglichkeit zu einem anschließenden Austausch gibt. Den Start machte Dr. Nico Rose mit seiner Keynote zur „Positiven Psychologie in der Führung“.

Die Essenz der Ergebnisse aller im Werteprozess durchgeführten Veranstaltungen wurde jetzt verschriftlicht und ist im 1. Quartal 2025 unter dem Titel „WIRkungskompass – Führung und Zusammenarbeit bei der Stadt Dortmund“ veröffentlicht worden. Der WIRkungskompass bildet das dritte und finale Kapitel der Konzeptreihe „Führung 4.0“ und löst die bestehende Leitlinie „Gute Führung bei der Stadt Dortmund“ ab.

Um ein besseres Gespür dafür zu bekommen, wie Mitarbeitende und Führungskräfte die Zusammenarbeit bei der Stadt Dortmund empfinden und um zu evaluieren, inwieweit die Werte tatsächlich gelebt werden, finden seit September 2024 zudem regelmäßig verwaltungsweite, freiwillige und anonyme Befragungen statt. Die detailliert aufbereiteten Ergebnisse der Befragung sowie der WIRkungskompass selbst sind den einzelnen Fachbereichen im 1. Quartal 2025 zur Verfügung gestellt worden. Die Kombination aus theoretischem Rahmenwerk und konkreten fachbereichsspezifischen Befragungsergebnissen bietet damit eine ideale Grundlage, um über die städtischen Werte ins Gespräch zu kommen und individuelle Maßnahmen abzuleiten. Dabei steht die Personalentwicklung beratend und unterstützend zur Seite.

Um die Arbeit in der Gebäudereinigung des Fachbereiches 65 weiter zu verbessern, wurde der "Aktionsplan Reinigung" ins Leben gerufen. Mit diesem Plan werden diverse Maßnahmen gebündelt um die Arbeit der städtischen Reinigungskräfte zu vereinfachen und damit letztlich das Reinigungsergebnis zu verbessern.

Neben strukturellen Änderungen in der Organisation des Reinigungsdienstes, beispielsweise über die Schaffung einer Stelle für eine*n Gebäudereinigermeister*in und die Einführung von fachlichen Ansprechpartner*innen für die Reinigungskräfte in großen Revieren, wurden auch Verbesserung bei der Ausstattung in den Reinigungsrevieren vor Ort diskutiert.

Als neue Kommunikationsformate werden neben der jährlichen, gemeinsamen Dienstbesprechung auch regionale Formate etabliert, sodass die Reinigungskräfte sachgerecht mit Informationen versorgt werden können.

Auch Überlegungen im Rahmen der digitalen Ausstattung sowie zur Anbindung an die digitale Zeitwirtschaft werden im Rahmen des Aktionsplanes angestellt. Eine weitere Maßnahme ist die Prüfung von Optionen zur Unterstützung der Kollegen*innen bei der Vorbereitung der Grundreinigung.

Der Aktionsplan Reinigung" ist nach erfolgter Diskussion mit dem Personalrat im Frühjahr 2025 dem Verwaltungsvorstand im Rahmen einer Vorlage vorgestellt worden.

Im Rahmen einer Beratung durch die adesso SE wurden im Dortmunder Systemhaus organisatorische Maßnahmen umgesetzt, die neue Rollen, Kompetenzen und Qualifikationen zu Digitalisierungsprojekten zum Inhalt haben. Aufbau- und Ablauforganisation wurden überarbeitet und dabei z.B. neue Prozesse zur Interaktion zwischen dosys. und den Fachbereichen etabliert, die im Jahr 2024 nicht nur konzipiert sondern auch operativ umgesetzt wurden.

Für die Zukunft stehen weitere 11 Handlungsfelder mit einem Schwerpunkt auf Architektur- und Qualitätsmanagement an, die in einem weiteren Beratungsvertrag abgebildet und erneut extern begleitet werden.

Ziel in Dortmund ist eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung aller relevanten Bürgerprozesse. Das bedeutet, dass alle Prozesse vom Antragseingang bis zur Bescheiderteilung und einem etwaigen Widerspruch vollständig digital abgewickelt und bezahlt werden können.

Dazu bedarf es neben einem Antragsweg durch ein Onlineformular auch der Anmeldung am Serviceportal der Stadt Dortmund mit einer digitalen Identität. Die internen Datenflüsse müssen über IT-Verfahren hinweg medienbruchfrei sein. Zu diesem Zweck wurde im letzten Jahr mit der Robotic Process Automation (RPA) eine wesentliche Erfolgskomponente eingeführt. Letztlich wird dabei aus mehreren nebeneinanderstehenden IT-Verfahren ein einheitlicher IT-Dienst. Anfallende Gebühren können seit letztem Jahr online über ePayment bezahlt werden, neuerdings auch mit PayPal. Bescheide und Dokumente müssen teilweise mit einem digitalen Siegel oder einer digitalen Signatur versehen werden. Die dafür nötigen Technologien stehen bereit und werden nun nach und nach pilotiert und in den nächsten Jahren flächendeckend bereitstehen. IT-Dienste, die keine eigene interne Aktenführung bieten oder Prozesse, die bislang rein papierbasiert betrieben wurden, können schon bald auf eAkten aus dem Dokumenten-Management-System (DMS) zurückgreifen. Dessen Rollout hat ebenfalls im letzten Jahr begonnen.

Aktuell werden vom Bund durch das Änderungsgesetz zum Onlinezugangsgesetz (OZGÄndG) 16 Fokusleistungen vorgegeben, die zunächst priorisiert zu behandeln sind. Von den 16 Leistungen stehen in Dortmund 10 bereits zur Verfügung, 4 sind in Umsetzung und 2 in Planung.

Die Anforderungen an moderne Arbeitsplätze in der Verwaltung sind vielfältig und verändern sich stetig. Das Projekt „Arbeitsplatz der Zukunft“ verfolgt das Ziel, flexible und bedarfsgerechte Lösungen für eine zeitgemäße Arbeitsumgebung zu entwickeln und die Fachbereiche in diesem Wandel aktiv zu unterstützen. Nach Abschluss der Pilotierungsphase hat sich das Entwicklungsteam neu aufgestellt, um die gewonnenen Erkenntnisse in die Weiterentwicklung der Arbeitsplätze einfließen zu lassen. Der Fokus liegt nun verstärkt auf der Begleitung gesamtstädtischer Projekte mit Bezug zum „Arbeitsplatz der Zukunft“ sowie der Weiterentwicklung bestehender Dienstvereinbarungen sowie von Standards in der Arbeitswelt. Ein zentrales Element ist die Einführung einer neuen Intranetseite, die in Kürze veröffentlicht wird. Diese wird die wichtigsten Informationen, Kontaktdaten sowie einen kurzen Ablauf der relevanten Prozesse bereitstellen.

Ein weiteres wesentliches Handlungsfeld ist aktuell der Ausbau der digitalen Erreichbarkeit. Gemeint ist damit die Möglichkeit eines Informationszugangs für Beschäftigte, die über keine eigenen IT-Endgeräte verfügen. Mit der Öffnung des meinDO-Portals wird es möglich sein, sich zukünftig auch über private Endgeräte zu authentifizieren und auf die Informationen des Beschäftigtenportals, wie z.B. die Personalservices zuzugreifen. Im Rahmen des Pilotprojektes „Schulhausmeister*innen und Schulsekretariate“ im Fachbereich 40 stellt die digitale Erreichbarkeit ein zentrales Element dar, um Kommunikationswege und Prozesse zu optimieren, wie z. B. im Zusammenhang mit der Erfassung von Reparaturen, Bestellungen oder Buchung von Sportstätten.

Seit August 2024 nutzt die Beihilfestelle der Stadt Dortmund ein neues Fachverfahren, mit dem im zweiten Schritt auch die Einführung einer Beihilfe-App verbunden ist. Die Produktivsetzung der App erfolgt für alle Beihilfeberechtigten sukzessive in den ersten Monaten des Jahres 2025. Mit dieser App wird den Beihilfempfängerinnen und -empfängern die Möglichkeit geboten, ihre Beihilfeanträge künftig per App in digitaler Form einzureichen und hierüber auch ihre Beihilfebescheide zu erhalten.

Um das breite Feld der Digitalisierung gesamtstädtischer Personalservices abbilden zu können, wird das Thema inzwischen durch einen dreiteiligen Aufbau weitergedacht: Digitalisierungsstrategie Personal- und Organisationsamt (FB 11), Gremium Personalwirtschaft, Nutzung der Software „Personnel Manager“ des Herstellers XFT.

Digitalisierungsstrategie: Das Personal- und Organisationsamt hat eine Strategie entwickelt und eine Bestandsaufnahme vorgenommen. Die Digitalisierung der Personalservices soll anhand einer priorisierten und abgestimmten Gesamtliste erfolgen. Im weiteren Verlauf werden die identifizierten Fokusprozesse in den jeweiligen Teams aufgenommen, optimiert und mit vorhandenen Mitteln (bspw. XFT) digitalisiert.

Gremium Personalwirtschaft: Um die gemeinsamen Themenfelder des Dortmunder Systemhauses und des Personal- und Organisationsamtes im Umfeld des Personalwirtschaftssystems SAP HCM auf operativer Ebene zu koordinieren, Ressourcen zu planen und Anforderungen an die Akteure abzustimmen, wurde eine regelmäßig tagende Arbeitsgruppe eingerichtet.

FT: Aktuell befindet sich die Einführung des Produkts „Personnel Manager“ im begleiteten Coaching mit dem Hersteller XFT. Hierbei wird gemeinsam der Personalservice „Arbeitszeitveränderung“ erarbeitet und anschließend in das Mitarbeitenden- bzw. Personalserviceportal als „App“ integriert, sodass die Mitarbeitenden auch einen digitalen Zugriff auf diesen Service erhalten. Durch das Coaching des Herstellers soll die Basis dafür geschaffen werden, weitere Personalservices sukzessive digitalisieren zu können.

Für das Jahr 2025 steht somit folgender „Dreiklang“ im Fokus:

• Strategie gibt den Rahmen,
• das Gremium koordiniert operativ und
• die Systemkomponente der XFT soll zusätzlich zu anderen Technologien eine neue technische Möglichkeit für digitale Personalservices schaffen.

Neben den parallel laufenden Weiterentwicklungen arbeitet die Projektgruppe rund um die digitale Zeitwirtschaft an weiteren vorbereitenden Tätigkeiten, um die Kolleg*innen mit Dienst-/Schicht- bzw. Einsatzplänen in die digitale Zeitwirtschaft zu überführen.

Darüber hinaus wird im Rahmen der digitalen Zeitwirtschaft die Erweiterung der Führungskräftereports angestrebt. Ziel ist es, den Führungskräften eine umfassendere und präzisere Datenbasis zur Verfügung zu stellen, um eine effizientere Steuerung und Planung der Personalressourcen zu ermöglichen.

Nach wie vor wird am Rollout der passiven Zeitwirtschaft gearbeitet. Nach erfolgreicher Pilotierung soll diese nun sukzessive flächendeckend ausgerollt werden.

Die Projektgruppe zur Einführung der digitalen Personalzeitwirtschaft wird auch zukünftig in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen diese Maßnahmen vorantreiben und die Integration der zweiten Stufe konsequent begleiten. Die bisherigen Ergebnisse und gewonnenen Erkenntnisse aus der Pilotphase fließen dabei unmittelbar in die weiteren Umsetzungsschritte ein.

In vielen Bereichen der Stadtverwaltung werden Akten immer noch papierbasiert oder in unübersichtlichen hybriden Strukturen geführt. Um die Aktenverwaltung zu modernisieren und zu vereinheitlichen, wurde gemeinsam mit dem Dortmunder Systemhaus und der Herstellerfirma SER ein gesamtstädtisches Dokumentenmanagementsystem in Form der elektronischen Basisakte entwickelt.

Nach einer erfolgreich abgeschlossenen Pilotphase im letzten Jahr gilt es nun für die Projektgruppe, die Basisakte in den kommenden Jahren gesamtstädtisch einzusetzen und die Fachbereiche bei der Einführung zu begleiten. Das Projektteam arbeitet daher aktuell intensiv an der Planung und Durchführung des gesamtstädtischen Roll-Outs. Der Roll-Out wird sukzessive in Wellen erfolgen, wobei in einer Welle immer drei bis vier Fachbereiche parallel mit der Basisakte ausgestattet werden. Die Reihenfolge der Fachbereiche wurde bereits festgelegt und die erste Welle gestartet. Das Projektteam bleibt optimistisch, dass die Einführung der Basisakte auch in den "neuen" Fachbereichen positiv verlaufen wird.

Wir wollen in Dortmund die Grundlagen dafür schaffen, dass Beschäftigte für bestimmte Aufgaben bei Bedarf Künstliche Intelligenz nutzen können. Um dieses für viele neue und daher unbekannte Thema so aufzubereiten, dass die vielfältigen Möglichkeiten, aber auch Risiken einer Nutzung deutlich werden, arbeiten wir an einem Rahmenwerk, das für alle einen sicheren und verantwortlichen Umgang damit ermöglicht. Dazu wurde im Februar 2025 eine Leitlinie verabschiedet, in der grundlegende Informationen zur Technologie und zu unserem Umgang damit zu finden sind. Hinzu kommt eine Geschäftsanweisung, in der die Grundsätze der Leitlinie konkret umgesetzt werden. Leitlinie und Geschäftsanweisung werden letztlich durch ein Praxishandbuch ergänzt, in dem praktische Tipps und Anleitungen gegeben werden: von der Einführung von KI-Systemen und der näheren Erläuterung von Begriffen bis hin zu Nutzungsmöglichkeiten und -beispielen für den Arbeitsalltag, und zwar für Führungskräfte und für die Sachbearbeitung. Geschäftsanweisung und KI-Handbuch werden im Laufe des ersten Halbjahres 2025 fertiggestellt sein.

Zusätzlich zu diesen Initiativen wird derzeit der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Stellenbesetzungsverfahren geprüft. Ziel ist es, den Rekrutierungsprozess effizienter und objektiver zu gestalten. KI-basierte Systeme könnten beispielsweise dabei helfen, Bewerbungen schneller zu analysieren, um die am besten geeignetsten Kandidat*innen für eine Stelle zu identifizieren. Dabei wird großer Wert darauf gelegt, dass der Einsatz von KI in diesem Bereich transparent und diskriminierungsfrei erfolgt. Menschliche Entscheidungen bleiben weiterhin der wesentliche Bestandteil des Auswahlprozesses.

Nach Abschluss der Vorstudie und der Durchführung des Auswahlverfahrens für eine externe Beratungsleistung befindet sich das Projekt zur Einführung eines Identity- und Access Management Systems (IAM) nun in der ersten Phase des Umsetzungskonzeptes. Bis zum Jahresende 2025 werden die prozessualen, organisatorischen und methodischen Voraussetzungen erarbeitet und aufgrund dieser die Anforderungen an ein neues Tool beschrieben. Im Anschluss wird in einer produktneutralen Ausschreibung das IAM-Tool für die Stadt Dortmund gesucht und bis Ende 2026 eingeführt.

Mit der Einführung des IAM-Systems werden insbesondere manuelle Aufwände durch einen hohen Automatisierungsgrad minimiert, die Berechtigungen regelwerksbasiert auf das jeweils aktuelle Aufgabenprofil zugeschnitten und die Verifizierung deutlich verbessert. Das Projekt unterstützt somit wesentlich die IT-Sicherheit und den Schutz der Daten in den angebundenen Systemen.

Da dieses Projekt Jede*n in der Verwaltung betrifft, wird sehr viel Augenmerk auf ein Changemanagement, eine Beteiligung und die Kommunikation gelegt.

Die Jugendhilfedienste, die es in allen Stadtbezirken sowie der Innenstadt gibt, unterstützen Familien und junge Menschen durch ambulante Hilfen zur Erziehung in ihrem Lebensumfeld. Aufgrund des Fachkräftemangels sowie des demographischen Wandels wurde ein Fachkonzept „Personaloffensive für die Jugendhilfedienste“ erarbeitet, welches 25 Maßnahmen beinhaltet, die dem Entgegenwirken sollen sowie darüber das Ziel verfolgen, die Mitarbeiter*innenzufriedenheit und deren Bindung zu stärken.

Das Projekt zur Implementierung der einzelnen Maßnahmen startete bereits im Jahr 2022 und soll bis Ende des Jahres 2025 abgeschlossen sein. Es ist bereits weit fortgeschritten und 68 % des Maßnahmenkataloges sind aktuell umgesetzt. Hierzu gehörten im Jahr 2024 u.a. folgende Maßnahmen:

• Beschaffung weiterer Dienstfahrzeuge für die Jugendhilfedienste Eving, Huckarde, Scharnhorst und Mengede
• Initiierung und Durchführung einer Fortbildungsreihe für die Leitungen der Jugendhilfedienste
• Entwicklung eines Fragebogens zur systematischen Nachverfolgung von Wechselgründen (Offboarding)
• Abschluss der Evaluation des Qualitätshandbuches der Jugendhilfedienste als wesentliche Grundlage für die Personalbedarfsermittlung
• Ausweitung der Kooperationen mit Hochschulen: Kooperationsvereinbarung mit der Evangelischen Hochschule Bochum zur "Vertiefungsspur ASD"
• Durchführung regelmäßiger Klausurtagungen

Die Stadtverwaltung Dortmund hat mit dem „Flexi-Pool“ ein Konzept entwickelt, um den Personaleinsatz flexibler zu gestalten und schneller auf diverse Krisensituationen oder auf Arbeitsspitzen in der Gesamtverwaltung reagieren zu können. Da Krisen häufig kurzfristig zusätzliches Personal erfordern, das durch reguläre Strukturen nicht schnell genug bereitgestellt werden kann, soll der Flexi-Pool eine dynamische Personalreserve schaffen. Diese ermöglicht zusätzlich Arbeitsbelastungsspitzen aufzufangen und die Handlungsfähigkeit der Verwaltung sicherzustellen. Zudem fördert das Konzept ein kompetenzbasiertes Arbeiten, indem spezialisierte Mitarbeitende flexibel in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden.

Der Pool besteht aus insgesamt 31 Personen, die in fünf Einsatzteams organisiert sind. Jedes Team verfügt über eine eigene Leitung, um eine effiziente Koordination zu gewährleisten. Die Einsätze dauern mindestens zwei und maximal sechs Monate, wobei eine flexible Anpassung je nach Bedarf möglich ist. Damit die Mitarbeitenden optimal auf ihre Einsätze vorbereitet sind, werden gezielte Qualifizierungsmaßnahmen angeboten, die unter anderem Kommunikation, Resilienz und Problemlösungskompetenzen umfassen.

Die flexiblen Einsatzmöglichkeiten und die Abwechslung in der täglichen Arbeit machen das Konzept besonders interessant für Mitarbeitende, die vielseitige Erfahrungen sammeln und ein starkes Netzwerk innerhalb der Verwaltung aufbauen möchten.

Langfristig soll der „Flexi-Pool“ kontinuierlich evaluiert und gegebenenfalls ausgebaut oder spezialisiert werden. Insgesamt soll das Konzept dazu beitragen, die Resilienz der Verwaltung zu stärken und eine schnelle, effiziente Bewältigung von Krisen zu ermöglichen, ohne dabei auf langfristig bindende Personaleinstellungen angewiesen zu sein.

Im Jahr 2024 hat der Rat der Stadt Dortmund die Einführung von Lebensarbeitszeitkonten in Form von Wertguthaben beschlossen. Diese sind vergleichbar mit Sparkonten, auf denen angespartes Gehalt gesammelt, verzinst und später in der Freistellungsphase ausgezahlt wird. Im Gegensatz zu einer betrieblichen Altersversorgung wird dabei eine längerfristige Freistellung bereits während des Erwerbslebens finanziert. Außerdem sind die Beschäftigten auch während der Freistellung sozialversichert.

Die Kapitalanlage und die Verwaltung der Wertguthaben sollen durch institutionelle Anbieter wie Pensionskassen, Versicherungen oder externe Dienstleister erfolgen. Eine europaweite Ausschreibung ist leider erfolglos verlaufen. Die Leistungen werden daher im Jahr 2025 erneut in einem sogenannten Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben. Ggf. tarifrechtliche Anforderungen bleiben abzuwarten.

Das Ordnungsamt befindet sich seit Januar 2023 in einem Neuorganisationsprozess. Unter dem Leitsatz „Das Ordnungsamt kennt das Bedürfnis der Stadtgesellschaft nach Sicherheit und Ordnung und arbeitet interaktiv und transparent“ wurden die folgenden drei Teilprojekte (TP) gebildet: 1) „Amt für Migration“, 2) „Außendienste“, 3) "Prozess Gewerbemeldestelle".

Die Neuorganisation ist inzwischen weit fortgeschritten. Während die Optimierung der Gewerbemeldestelle (TP 3) bereits im 1. Quartal 2024 erfolgreich abgeschlossen wurde, ist nun auch zum 01.01.25 die Gründung des Fachbereichs 38 – Amt für Migration – (TP 1) erfolgt. Es wird auf die gesonderten Ausführungen zur „Neugründung des Amtes für Migration“ verwiesen.

In Bearbeitung ist weiterhin das Teilprojekt 2 – „Außendienste“, dessen Ziele der effektive Einsatz der Kräfte, die Erhöhung der Präsenz und Sichtbarkeit, eine niedrigschwellige Erreichbarkeit sowie rechtssicheres Handeln sind. Prioritär ist dabei die Entwicklung eines umfassenden Lagebildes für das Ordnungsamt als künftige Grundlage strategischer Entscheidungen, hierzu gehört insbesondere die Weiterentwicklung der Leitstelle sowie die end-to-end Digitalisierung der Ablaufprozesse.

Die erfolgreiche Einführung einer Wissensmanagementsoftware erfordert mehr als nur die Bereitstellung eines technischen Systems. Entscheidend ist der Aufbau einer offenen Wissenskultur, in der Wissen aktiv geteilt und genutzt wird. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, Wissensträger*innen gezielt zu identifizieren und deren Wissen für die gesamte Organisation zugänglich zu machen. Dieser ganzheitliche Ansatz beinhaltet das Zusammenführen mehrerer Aspekte: Sammlung von praxisnahmen Wissen, freiwillige Mitarbeit der Belegschaft, Aktualität von Wissensartikeln und das Gemeinsame Lernen im Austausch mit einer unterstützenden Software.

Die Softwarelösung als notwendige Infrastruktur befindet sich derzeit in der Pilotphase. Ziel dieser Phase ist es, erste Erfahrungen mit der Anwendung zu sammeln und die Software schrittweise in der Stadtverwaltung Dortmund einzuführen. Als erste Fachbereiche testen das Sozialamt und das Personal- und Organisationsamt die Software im praktischen Einsatz. Hierzu erhielten die Pilotämter einen Zugang zum Standardsystem, um sich mit der neuen Umgebung vertraut zu machen. Im laufenden Programm wird das Seriensystem weiter Stück für Stück auf die Bedürfnisse der Stadtverwaltung ausgerichtet. Langfristig soll die Softwarelösung nicht nur fachbereichsspezifisches Wissen bereitstellen, sondern auch Themen, die alle Mitarbeitenden betreffen, zentral zugänglich machen.

Der Begriff „proaktive Verwaltung“ beschreibt einen Ansatz, bei dem die Verwaltung nicht auf die Anträge der Bürger*innen und Unternehmen wartet, sondern aktiv auf sie zugeht, um notwendige Dienstleistungen anzubieten. Proaktivität bedeutet, dass die Verwaltung durch vorausschauende Planung und gezieltes Handeln selbst bestimmte Entwicklungen initiiert. Automatische Benachrichtigungen über anstehende Fristen oder eigenständige Umsetzung gesetzlicher Ansprüche sowie proaktive Unterstützung bei Lebenslagen könnten Beispiele darstellen.

Im ersten Halbjahr 2025 sollen gemeinsam mit den Fachbereichen potenzielle Handlungsfelder identifiziert werden. Die Ergebnisse werden zentral analysiert und zusammen mit den Vorschlägen der Fachbereiche als Grundlage für die Entwicklung eines Handlungsrahmens einfließen, der das Prinzip der Proaktivität in die Planung und Umsetzung neuer Verwaltungsprozesse integrieren wird.

Nachdem das Personal- und Organisationsamt über die letzten Jahre durch zahlreiche Austauschformate und Workshops mit Führungskräften und Beschäftigten aus nahezu allen Fachbereichen einen gesamtstädtischen (Werte-)Rahmen geschaffen hat, ist es nun an den einzelnen Fachbereichen, den Werteprozess eigeninitiativ und individuell weiter zu gestalten. Dabei stehen den Fachbereichen weiterhin sowohl die Personalentwicklung als auch die Dortmunder Statistik beratend und unterstützend zur Seite.

Der WIRkungskompass sowie die detailliert aufbereiteten Ergebnisse der Mitarbeiter*innenbefragung (Wertemonitoring aus September 2024) sind den einzelnen Fachbereichen im 1. Quartal 2025 zur Verfügung gestellt worden.

Die Kombination aus theoretischem Rahmenwerk und konkreten fachbereichsspezifischen Befragungsergebnissen bietet dann eine ideale Grundlage, um über die städtischen Werte ins Gespräch zu kommen und individuelle Maßnahmen abzuleiten. Zu nennen sind hier beispielsweise Unterstützungsangebote des Zentrums für Ausbildung und Kompetenzen (ZAK) wie das Führungsfeedback, Teamentwicklungen oder vom ZAK Digital entwickelte Online-Module zu den acht Werten. Darüber hinaus werden die Ergebnisse bei Bedarf auch durch die Personalentwicklung moderiert und einzelnen Fachbereichen durch die Statistikstelle näher erläutert.

Die Stadt Dortmund möchte ihren Mitarbeitenden vielfältige Benefits bieten und diese stetig und zeitgemäß erweitern. Benefits werden als Zeichen der Wertschätzung verstanden, erhöhen die Zufriedenheit, dienen der Mitarbeitendenbindung und tragen zur Gewinnung neuer Mitarbeitenden bei. Sie sind ein Instrument, um die Attraktivität einer modernen Arbeitgeberin zu steigern und das Employer Branding zu stärken.

Viele Unternehmen, bundesweit über 375 Arbeitgeber*innen des öffentlichen Dienstes und darunter auch zahlreiche Kommunen, wie z. B. Köln, Bochum, Duisburg und Stuttgart bieten ihren Mitarbeitenden die Nutzung von Benefit-Programmen an.

Durch exklusive Angebote in Form von Rabattaktionen (Benefits) können die Mitarbeitenden der Stadt Dortmund ab dem Frühjahr 2025 von verschiedenen Vorteilen profitieren.

Das Bildungsportal wurde als gesamtstädtisches Fortbildungssystem im Januar 2023 eingeführt. Das Personal- und Organisationsamt sowie die Feuerwehr bieten seitdem ihre Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeitende über das Bildungsportal an. Für den Roll-Out des Bildungsportals in weitere Fachbereiche waren u.a. die Programmierung der Schnittstelle zur e-Akte für die Übertragung der Fortbildungszertifikate sowie die Mandantentrennung zur technischen Abgrenzung der Fachbereiche zwingende Voraussetzungen. Diese technischen Voraussetzungen sind nun gegeben, sodass in der zweiten Jahreshälfte der Roll-Out in einem ersten Pilotfachbereich starten kann. Sukzessiv erfolgt anschließend der Roll-Out in weitere interessierte Fachbereiche.

Die Anforderungen an den Kommunalen Ordnungsdienst (KOD) sind aufgrund der hohen Akzeptanz der Ordnungskräfte in Gesellschaft und Politik in den letzten Jahren stetig gestiegen.

Neben bereits durchgeführten Optimierungen z.B. hinsichtlich der Leitungsspannen im KOD, wird der Fokus nun auf der Digitalisierung der Ablaufprozesse liegen, um die Aufgaben im Innen- und Außendienst des KOD optimal zu erledigen und dem Informationsbedürfnis gerecht zu werden Der Außendienst soll sich so auf seine originären Aufgaben konzentrieren und von den manuellen, innendienstlichen Tätigkeiten entlastet werden.

Im Rahmen des laufenden Neuorganisationsprozesses des Ordnungsamtes wird der Einsatzleitstelle eine besondere Bedeutung für die tagesaktuelle Steuerung der verschiedenen Außendienste des Ordnungsamtes zukommen. Die Implementierung einer modernen, leistungsfähigen Software zunächst im KOD und sukzessive in den übrigen Außendiensten des Ordnungsamtes stellt daher einen wesentlichen Baustein für die Optimierung der Ablaufprozesse dar und ist konsequent und prioritär voranzutreiben. Dazu wurde unter der Federführung vom Dortmunder Systemhaus das Projekt zum „Digitalisierungsprozess Allgemeine Gefahrenabwehr Kommunaler Ordnungsdienst (KOD)“ begonnen. Ziel des Projektes ist neben der end-to-end Prozessdigitalisierung im KOD, dass durch die Einsatzleitstelle zukünftig die Einsatzkräfte des Ordnungsamtes innerhalb des Stadtgebiets effizienter koordiniert, eingesetzt und in kritischen Situationen Kräfte schneller zur Unterstützung geschickt werden können analog zum Auftrags- und Beschwerdemanagement der Leitstellen von Polizei und Feuerwehr.

Eine personelle Unterstützung erfährt der KOD durch eine kontinuierliche Rekrutierung von Kapazitäten für den Außendienst sowie darüber hinaus durch die laufende Ausbildung von Fachkräften für Schutz und Sicherheit.