Evaluation, Kulturförderung und Antragstellung

Im Jahr 2025 wurden die Parameter der Evaluation im gemeinsamen Prozess zwischen Kulturpolitik, Kulturverwaltung und der Freien Szene (Steuerungsgruppe) ausgehandelt und vom Ausschuss für Kultur, Sport und Freizeit der Stadt Dortmund beschlossen.

Die Befragung wird 2026 Bestandteil der Zuwendungsbescheide (ab einem Förderbetrag von 1.000 Euro) und wird von den Akteur*innen der Freien Szene Dortmunds nach Abschluss der geförderten Projekte durchgeführt.

2027 werden die Ergebnisse des Fördermittel-Evaluationsprozesses ausgewertet und Handlungsempfehlungen für kulturpolitische Entwicklungen abgeleitet.

Thomas Dumke, Verwaltungsleitung, Theater im Depot / Verein zur Förderung freier Theaterarbeit e. V.

Christina Essenberger, Geschäftsführerin, Internationales Frauen Film Fest Dortmund+Köln

Birgit Götz, Vorstandsmitglied, vier.D - Verein zur Förderung von spartenübergreifendem Tanz und Theater e. V.

Dr. Sarah Hübscher, Kunst- und Kulturwissenschaftlerin, Kuratorin, Raum für künstlerische Forschung - Frappanz. e. V. Dortmund

Julian Pfahl, Beisitzender des Vorstands, dott – dortmunder tanz- und theaterszene e. V.

Dr. Rudolf Preuss, Sprecher des Forums der Freien Szene Dortmund

Claudia Schenk, Geschäftsführerin, Kulturort Depot / Depot e. V.

Linn Schiffmann, Künstler*in und Autor*in

Arne Schlechter, Vorstand/Geschäftsführung, Verein zur Förderung des Musik- und Kulturzentrums, MUK e. V.

Dr. Pia Wojtys, Geschäftsführerin, Künstlerhaus Dortmund

Kulturbüro der Stadt Dortmund

Hendrikje Spengler, Leitung Kulturbüro

Team Kulturbüro: Jennifer Eimer, Susanne Henning, Hannah Köster, Michaela Rosenkranz, Annika Schmermbeck, Roman Schuppert

• Die Evaluation ist eine Befragung aller Zuwendungsempfänger*innen, die Projekt- und Strukturfördermittel des Kulturbüros ab 1.000 Euro in 2026 erhalten.
• Die Befragung ist verpflichtend und stellt eine besondere Nebenbestimmung im jeweiligen Zuwendungsbescheid dar.
• Die Beantwortung der Befragung muss im Rahmen des Verwendungsnachweises nachgewiesen werden.

• Die Evaluation hat zum Ziel, die Wirksamkeit und Sichtbarkeit von Kultur in Dortmund zu zeigen. Die Auswertung konzentriert sich daher nicht nur auf quantitative Zahlen, sondern möchte auch den Mehrwert aller Projekte und Aktivitäten der Freien Szene Dortmund hervorheben.
• Die Auswertung der Evaluation erfolgt anhand von quantitativen Angaben (messbaren Zahlen und Fakten) als auch mithilfe von qualitativen Angaben (inhaltlichen Beschreibungen, Merkmalen und Einschätzungen). Aus diesen Ergebnissen können Tendenzen, Rückschlüsse und Handlungsempfehlungen abgeleitet und formuliert werden.

• Das Ausfüllen der gesamten Umfrage dauert im Regelfall etwa 45 Minuten.
• Sie sollten einige Unterlagen zum Projekt und zur Projektabrechnung zur Hand haben, da auch Fragen zur Finanzierung oder zu Teilnehmer*innen vorkommen und Sie ggfs. nicht alle Zahlen im Kopf haben.
• Die Umfrage kann zwischengespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
• Hierzu muss eine E-Mail-Adresse angegeben und ein Passwort vergeben werden. Dieses Passwort sollten Sie sich unbedingt notieren. Es kann nicht zurückgesetzt werden und der Administrator hat keinen Zugriff darauf. So bleibt die Umfrage anonym.
• Sie können an jede Stelle zurückkehren, indem Sie den „zurück“-Button nutzen.

• Die Umfrage erfolgt papierlos, das heißt: Sie müssen keine Dokumente drucken und handschriftlich ausfüllen.

• Die Befragung findet online in einem Umfrage-System statt. Sie benötigen einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone. Ein postalischer Versand der ausgefüllten Umfrage ist so nicht möglich.

• Da einige Felder ggfs. zu klein für eine korrekte Auswahl am Smartphone sind, empfehlen wir die Nutzung eines größeren Bildschirms.

• Über einen nicht zurückzuverfolgenden Link erhalten alle Fördernehmer*innen einen Zugang zur Umfrage. So bleibt die Umfrage anonym.
  
  Siehe unter "Wie bekomme ich den Link zur Umfrage?"

Die Umfrage ist wie folgt aufgebaut:

• Der Pflichtteil des Fragebogens umfasst ca. 40 Hauptfragen. Bei einigen Antwortoptionen werden zusätzlich vertiefende Fragen gestellt.
  
• Die Pflichtkategorien sind:
  Allgemeine Fragen zum Projekt
  Soziale Lage
  Zugang & Auslastung
  Reichweite & Sichtbarkeit

• Zur Pflichtkategorie „Soziale Lage“ gehört ein zusätzlicher Fragebogen für das Projektteam, der über einen Link abrufbar ist. Der Link wird von dem Projektverantwortlichen versendet.

• Es folgt eine Abfrage, zu welchem Bereich Sie weitere Fragen beantworten wollen. Mindestens eine dieser Kategorien muss ausgewählt und beantwortet werden.
  Sie können selbstverständlich auch alle Wahlkategorien auswählen, das ist freiwillig.
  
• Die Wahlkategorien sind:
  Vielfalt
  Nachhaltigkeit
  Kulturelle Bildung

• Nein, das ist nicht gewünscht – der sensible Umgang mit Besucher*innengruppen soll weiterhin gewahrt bleiben.

• Bei Fragen dieser Art geht es immer um eine persönliche Einschätzung, ob sich Ihre Zielsetzung vor Durchführung – beispielsweise an das Publikum – im Nachgang erfüllt hat.

• Ja, wenn Sie Teil des Projektteams waren, dann erhalten Sie über einen Link einen kompakten Fragebogen von dem*der Projektverantwortlichen.
• Nur wenn Sie der*die Projektverantwortliche des geförderten Projekts oder einer geförderten Struktur sind, füllen Sie die gesamte Umfrage aus.
• In dem kompakten Fragebogen des Projektteams wird dann nach Ihren persönlichen Erfahrungen, Arbeitsbedingungen und Motivation gefragt.
  Siehe unter „Warum gibt es zwei Fragebögen und was ist der Unterschied?“

• Der längere Fragebogen sollte von den Projektverantwortlichen mit Fokus auf die Projektstruktur, Soziale Lage, Zugang, Auslastung, Reichweite und Sichtbarkeit des Projekts ausgefüllt werden.
• Über einen Link wird ein kompakter Fragebogen von den Projektverantwortlichen an das Projektteam versendet.
• Hier wird nach persönlichen Erfahrungen, Arbeitsbedingungen und Motivation gefragt.
• Die Beteiligung des Projektteams ist freiwillig – je mehr Perspektiven hier jedoch einfließen, desto vielseitiger sind die Ergebnisse.

• Die Einbeziehung aller beteiligten Personen – von der Projektleitung über Angestellte bis zu ehrenamtlichen Helfer*innen – dient dazu, ein umfassendes, realistisches und faires Bild der Arbeitsrealität in der Szene zu erhalten.

• Kulturprojekte sind oft teamorientiert und basieren auf vielfältigen Rollen. Jede Perspektive trägt auf unterschiedliche Weise zum Verständnis bei.

• Ja, bei dem zweiten Fragebogen richtet sich der Fokus dann auf Sie als beteiligte Person und weniger auf das Projekt.

• Wir empfehlen, an den entsprechenden Stellen, das Wort "Projekt" gedanklich durch „Ihre Struktur“ bzw. „die Projekte, die Sie mit Hilfe der strukturellen Förderung realisieren konnten“ zu ersetzen.

• Ja!

• Bitte beantworten Sie die Fragen in der Kategorie „Zugang & Auslastung“ soweit es Ihnen möglich ist.
• Sollte hierbei eine Frage aus Ihrer Sicht nicht zu beantworten sein, wählen Sie „Sonstiges“ als Option.

• Die Befragung wird anonym durchgeführt und kann nicht in Verbindung mit einer Person oder Institution gebracht werden.
• Die Teilnahme an der Evaluation hat keine Auswirkungen – weder positiv noch negativ – auf zukünftige Förderentscheidungen. Beantragte Zuwendungen für Projekte werden weiterhin unabhängig und fachlich von Jurys beurteilt.
• Beachten Sie bitte auch beim Befüllen von Freifeldern darauf, dass Ihre Anonymität möglichst gewahrt bleibt.

• Sie bekommen zeitnah nach dem Erhalt Ihres Zuwendungsbescheids den Link zur Umfrage.
• Um die Evaluation aber vollständig auszufüllen, muss das Projekt durchgeführt und beendet sein. Denn viele Fragen im Rahmen der Evaluation können Sie nur in der Rückschau auf das Projektgeschehen beantworten.

• Sie erhalten einen individualisierten Zugangslink an die von Ihnen im Antrag angegebene E-Mail-Adresse.
• Der Link wird aus dem Umfrage-System heraus generiert und verschickt.
• Nachdem Sie die Umfrage abgeschlossen haben, ist der Link unbrauchbar.
• Bei der späteren Auswertung durch das Kulturbüro besteht kein Zusammenhang zwischen Ihrem individualisierten Link und Ihren Antworten.
  Ihre Anonymität bleibt auch hier gewahrt!

• Wenn Sie die Umfrage noch nicht ausgefüllt haben, dann kann Ihnen der Link erneut aus dem Umfrage-System an Ihre E-Mail-Adresse geschickt werden.
• Hierfür müssen Sie dem Kulturbüro eine E-Mail schreiben.
  Achtung: Der Link kann nur an die von Ihnen im Antrag angegebene E-Mail-Adresse geschickt werden.
• Das Kulturbüro kann nur einsehen, ob Sie die Umfrage ausgefüllt haben, aber nicht durch wen, wann und welche Angaben gemacht wurden.

• Nach dem vollständigen Ausfüllen schließen Sie die Umfrage mit „Absenden“ ab.
• Sie erhalten im Anschluss eine aus dem Umfrage-System heraus versendete
  Bestätigungs-Mail, dass Sie erfolgreich an der Umfrage teilgenommen haben.
• Diese E-Mail reichen Sie als Beleg zum Verwendungsnachweis ein.
  Die Bestätigungs-Mail kann nicht in Verbindung zu Ihren Angaben in der Umfrage gebracht werden.

• Hellblaue Begriffe können durch Mouse-Over erklärt werden, das heißt: Sobald Sie Ihre PC-Maus über den Begriff schieben, öffnet sich eine kleine Box mit Text.
• Das rote Sternchen * kennzeichnet Pflichtfragen, die Sie beantworten müssen.

• Ja, Sie können bei hellblau gekennzeichneten Begriffen durch ein Mouse-Over Erklärungen einblenden lassen, das heißt: Sobald Sie Ihre PC-Maus über den Begriff schieben, öffnet sich eine kleine Box mit Text.
• Bei der Wahlkategorie "Vielfalt" werden lila gekennzeichnete und kursiv formatierte Begriffe in einem Glossar, einem Wörterbuch in einer separaten .pdf-Datei, erklärt. Hierfür klicken Sie auf die Begriffe und erhalten die .pdf-Datei automatisch als Download.
• Sie finden das Glossar auch laufend aktualisiert auf dieser Webseite (ab Januar 2026 verfügbar).

• Die mit dem roten Sternchen gekennzeichneten Fragen müssen beantwortet werden. Sie erhalten eine Information beim Weiter-Klicken, falls Ihre Angaben nicht vollständig sind.
• Sollten Sie aus Gründen keine Angaben machen wollen, so können Sie die dazu entsprechende Antwort "Keine Angaben" auswählen.

• Am Ende der Umfrage können Sie Ihre gesamten Antworten und Angaben als .pdf-Datei abspeichern und herunterladen.
• Das Kulturbüro empfiehlt das Abspeichern dieser Datei für Ihre eigenen Unterlagen. Diese Datei dürfen Sie nicht beim Kulturbüro einreichen!
• Aufgrund der Anonymität, gibt es keine technischen Möglichkeiten, Ihnen die eigenen Angaben im Nachhinein zukommen zu lassen.
  Siehe unter "Bleiben meine Antworten anonym?"

Das Kulturbüro berät Sie gerne, wenn Sie einen Antrag auf Kulturförderung stellen möchten. Formulare, Hilfen für das Ausfüllen und weitere Unterlagen finden Sie unter Downloads.

Wie können Sie Anträge und Berichte einreichen?
Gerne nehmen wir alle Unterlagen per E-Mail entgegen. In Einzelfällen können Sie die Unterlagen auch per Post schicken.

Wichtiger Hinweis: Bitte vergessen Sie nicht, die Formulare immer zu unterschreiben.

Hinweise zur Antragsstellung

Formulare und Anhänge
Für viele Förderprogramme müssen Sie ein Formular ausfüllen. In Ausnahmen reicht es auch, wenn Sie die nötigen Angaben selbst in einem Schreiben zusammenstellen. Die Sprache für den Antrag ist Deutsch und die Formulare sind auf Deutsch auszufüllen. Zusätzliche Informationen können auch, wenn nicht anders möglich, auf Englisch eingereicht werden.

Weitere Informationen zu den jeweiligen Anforderungen finden Sie bei den verschiedenen Förderprogrammen.

Die folgenden Anhänge müssen Sie mit den Anträgen einreichen:

• eine ausführliche Projektbeschreibung,
• den Ausgaben- und Finanzierungsplan,
• die Lebensläufe von allen Personen, die am Projekt beteiligt sind,
• weitere Anhänge, die für das jeweilige Förderprogramm eingereicht werden müssen.

Beginn Ihres Projekts
Sie können mit Ihren Projekten erst beginnen, wenn Sie die Entscheidung über die Förderung erhalten haben. Falls Sie vorher beginnen müssen, müssen Sie dies extra beantragen. Sie können das Kulturbüro dazu anrufen, eine E-Mail schreiben oder es bereits mit dem Antrag mitteilen.

Entscheidung über die Förderung
Je nach Förderprogramm entscheidet über eine Absage oder Zusage der Förderung:

• der Ausschuss für Kultur, Sport und Freizeit der Stadt Dortmund,
• ein Fachbeirat oder eine Jury,
• oder das Kulturbüro.

Absage – Negative Entscheidung:
Im Fall einer Absage erhalten Sie eine E-Mail. Die Absage der Förderung wird nicht begründet.

Zusage – Positive Entscheidung:
Im Fall einer Zusage erhalten Sie eine E-Mail mit der Information, dass Sie die Förderung erhalten. Sie erhalten anschließend per Post einen Zuwendungsbescheid.

Im Zuwendungsbescheid stehen wichtige Informationen:

• ein Aktenzeichen (AZ), das Sie immer wieder bei allen weiteren Formularen für die Förderung angeben müssen,
• eine Frist, bis wann Sie Auszahlung des Förderungsbetrags beantragen können,
• eine Frist, bis wann Sie uns Nachweise über die Verwendung der Fördergelder schicken müssen.

Auszahlung des Förderungsbetrags
Sie müssen uns das ausgefüllte und unterschriebene Mittelanforderungsformular schicken, damit wir die Förderung auszahlen können. Bitte beachten Sie die Frist auf dem Zuwendungsbescheid, bis wann Sie das Formular einreichen müssen. Die Stadt Dortmund überweist das Geld auf das Konto, das Sie in dem Formular eingetragen haben.

Nachweise über die Verwendung der Fördergelder
Wenn das geförderte Projekt abgeschlossen ist, müssen Sie uns mitteilen, wie Sie die Fördergelder genutzt haben. Schicken Sie uns dafür das ausgefüllte und unterschriebene Formular: Verwendungsnachweis. Bitte beachten Sie die Frist auf dem Zuwendungsbescheid, bis wann Sie den Nachweis einreichen müssen.

Zu dem Verwendungsnachweis zählen:

• Sachbericht
• Projektevaluation
• Zahlenmäßigem Nachweis
• Belegliste

Eine Antragstellung ist je nach Förderprogramm mit einem Antragsformblatt oder in Ausnahmefällen auch formlos möglich. Die Antragssprache ist Deutsch und die Antragsformulare sind auf Deutsch auszufüllen. Zusätzliche Informationen können auch, wenn nicht anders möglich, auf Englisch eingereicht werden. Die Antragsstellung soll bevorzugt digital geschehen, ist aber in Einzelfällen auch über den Postweg möglich. Wichtig in beiden Fällen ist: Das Antragsformblatt ist zu unterschreiben!

Bitte beachten Sie, dass die persönlichen Daten wie zum Beispiel Name / Vorname entsprechend mit denen in Ihrem Personalausweise identisch sein müssen.

Bitte überprüfen Sie vorab in der jeweiligen Förderrichtlinie, ob Sie antragsberechtigt sind, welche Projekte inhaltlich gefördert werden, welche Ausgaben förderfähig sind und welche Unterlagen Sie einreichen müssen.

Beizufügende Anhänge sind in der Regel:

• Ausführliche Projektbeschreibung,
• der ausgeglichene Ausgaben- und Finanzierungsplan, 47 KB, XLSX ,
• Lebensläufe/Referenzen der Projektbeteiligten und
• weitere Anhänge je nach Förderprogramm.

Die Fristen werden auf den jeweiligen Seiten der Förderprogramme und in unserem Newsletter veröffentlicht. Vor und nach den Bewerbungszeiträumen ist ein freies Einreichen Ihrer Unterlagen nicht möglich.

Sie können auch unseren Newsletter abonnieren und werden automatisch über aktuelle Fristen informiert.

Im Rahmen einer Projektförderung darf eine Zuwendung nicht beantragt und bewilligt werden, wenn mit dem Vorhaben (Projekt) bereits vor der Antragstellung begonnen worden ist.

• Das heißt: potenzielle Zuwendungsempfänger*innen gehen in der Regel keine Verpflichtungen/Verträge ein und tätigen Ausgaben, wenn nicht klar ist, ob das Vorhaben finanziert werden kann.
• So soll das finanzielle Risiko bei Zuwendungsempfänger*innen vermieden werden.
• Eine vorzeitiger Beginn lässt vermuten, dass das Vorhaben auch ohne die Zuwendung durchgeführt werden könnte.
• Vorbereitende Arbeiten, wie zum Beispiel das inhaltliche Arbeiten an Konzepten und Projektplänen, sind davon ausgeschlossen.

Sofern ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn notwendig ist, ist dies beim Kulturbüro entsprechend zu beantragen – per Mitteilung via E-Mail oder direkt im Rahmen der Antragstellung.

• Ein vorzeitiger Maßnahmebeginn kann frühestmöglich ab dem Datum der Antragstellung erfolgen!

• Beispiel: Der Antrag beim Kulturbüro wird am 15. April eingereicht. Der vorzeitige Maßnahmebeginn kann zum 15. April beantragt werden.

Gründe für die Beantragung eines vorzeitigen Maßnahmebeginns:

• Von Ausschreibung eines Förderprogramms, über die Antragsfristen bis zu dem sich anschließenden Juryverfahren und dem Ausstellen des Zuwendungsbescheids können unter Umständen mehrere Wochen vergehen.
• Wenn es zwingende Gründe gibt, die einen sofortigen Beginn (ab Antragstellung) der Maßnahme erfordern und das Abwarten der Förderentscheidung für den Projektverlauf hinderlich wäre.

Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn erfolgt auf eigenes finanzielles Risiko.

Die Genehmigung des vorzeitigen Beginns begründet keinen Anspruch auf eine Förderung.

Die Förderentscheidung trifft je nach Förderprogramm ein Fachbeirat/eine Jury oder das Kulturbüro.

• Bei negativer Entscheidung wird diese Nachricht per E-Mail ohne detaillierte Begründungen mitgeteilt.
• Bei positiver Entscheidung wird eine Absichtserklärung per E-Mail an den/die Bewerber*in versendet, anschließend wird der Zuwendungsbescheid per Post zugeschickt.

In einigen wenigen Programmen des Kulturbüros gilt das Windhundverfahren. Hier folgt die Antragstellung stark formalen Kriterien. Entscheidend ist der Eingang der vollständigen Antragsunterlagen und das Erfüllen der formalen Kriterien.

• Das Windhundverfahren ist ein Verfahren zur Vergabe von Fördermitteln, bei dem die Anträge in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt und formal geprüft werden. Vereinfacht gesagt: "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst". Sind die Mittel ausgeschöpft, ist keine Antragstellung mehr möglich.

Um die Förderung auszahlen zu können, wird von allen Förderempfänger*innen eine unterschriebene Mittelanforderung benötigt.

• Fristgerechte Einreichung (spätestens bis zum 30.11. eines Förderjahres!) des Mittelanforderungsformulars, 277 KB, PDF unter Angabe des entsprechenden Aktenzeichens, wie im Zuwendungsbescheid beschrieben.
• Das Formular ist maschinell auszufüllen, da handschriftliche Eintragungen nicht verarbeitet bzw. digital ausgelesen werden können.
• Unterschreiben nicht vergessen!

Eine Überweisung der Zuwendung durch die Stadt Dortmund erfolgt auf das im Mittelanforderungsformular angegebenen Konto.

Der Verwendungsnachweis ist nach dem genehmigten Durchführungszeitraum zu einer festgesetzten Frist abzugeben. Sowohl Durchführungszeitraum als auch Frist zur Abgabe des Verwendungsnachweises stehen im Zuwendungsbescheid.

Fristgerechte Einreichung des Verwendungsnachweises, wie im Zuwendungsbescheid beschrieben, inklusive

• Sachbericht,
• Projektevaluation,
• Zahlenmäßigem Nachweis,
• Belegliste.

Das unterschriebene Formular Verwendungsnachweis Projektförderung, 529 KB, PDF ist zwingend erforderlich. Auch, wenn der Sachbericht/Projektevaluation dem Verwendungsnachweis als zusätzlicher Anhang beigefügt wird.

Die Einreichung ist digital oder über den Postweg möglich – wichtig in beiden Fällen: Unterschriften nicht vergessen!